We zijn op zoek naar een zeer georganiseerde en proactieve HR & Payroll Operations Coordinator ter ondersteuning van onze Nederlandse contractmedewerkers. Deze hybride functie bevindt zich op het snijvlak van HR-administratie, personeelszaken en salarisadministratie en zorgt ervoor dat werknemersgegevens, contracten, onboarding, verlengingen, verlof, toeslagen en salaris gerelateerde acties nauwkeurig en op tijd worden verwerkt. Je bent de belangrijkste schakel tussen talentmanagers, werknemers, salarisadministratie, financiën en externe belanghebbenden en zorgt voor compliant processen en een uitstekende werknemerservaring.
Taken en verantwoordelijkheden
- Beheer van de HR-administratie voor tijdelijke werknemers, inclusief contacten met externe salarisadministratiebedrijven voor systeemintegratie en documentatie.
- Ondersteuning bij lopende HR-administratieve taken, nalevingsactiviteiten en het beheer van werknemersdocumentatie.
- Aanmaken en bijwerken van werknemersdossiers in Salesforce, Aybler (extern salarisadministratiesysteem) en klantportalen.
- Ondersteuning bij onboardingprocessen, screeningseisen en visum-/IND-aanvragen en uitschrijvingen.
- Coördineren van vakantieboekingen, ouderschapsverlof en andere soorten verlof, en zorgen voor een correcte verwerking in Aybler.
- Beheren van vergoedingen, onkosten, eenmalige betalingen en studiekosten in samenwerking met Payroll Shared Services.
- Toepassen van de ABU-CAO en ervoor zorgen dat updates worden doorgevoerd in contracten, systemen en werknemersgegevens.
- Ervoor zorgen dat werknemers eerlijk, consistent en in overeenstemming met de wettelijke vereisten, collectieve arbeidsovereenkomsten (zoals ABU CLA) en regels voor gelijke beloning worden betaald.
- Werkgeversverklaringen, studieovereenkomsten en ontslagbrieven opstellen.
- Vragen beantwoorden van werknemers, Talent Managers, Consultants en Shared Services Teams
- Ondersteuning bieden bij de aanvraag en verwerking van de 30%-belastingregeling.
- Zorgen voor nauwkeurige gegevensstromen naar salarissystemen en ondersteuning bieden bij vragen en correcties met betrekking tot salarisadministratie.
- Zorgen voor nauwkeurige eindbetalingen, updates bij vertrek van werknemers en schone gegevens voor salarisverwerking.
- Identificeren van verbeterpunten in processen en bijdragen aan procesoptimalisatie en automatisering.
- Optreden als sparringpartner en adviseur voor zowel interne als externe medewerkers.
- Periodieke rapportages en analyses leveren over loon- en personeelsgegevens.
- Ondersteuning bieden bij audits, controles en compliancekwesties.
- Actief bijdragen aan projecten met betrekking tot digitalisering van HR en internationale samenwerking op het gebied van salarisadministratieprocessen.
- Op de hoogte blijven van juridische wijzigingen met betrekking tot arbeids-/salarisadministratieprocessen en -vereisten.
Wat neem je mee?
- Minimaal 3-5 jaar ervaring in HR-administratie, HR-operations of een vergelijkbare ondersteunende functie.
- Ervaring met salarisadministratie of salariscoördinatie.
- Uitstekende kennis van Nederlandse arbeidsprocessen (contracten, cao’s, verlof, IND/visumregels).
- Uitstekend oog voor detail en vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren.
- Sterke communicatieve vaardigheden en stakeholdermanagement tussen teams.
- Vloeiend in Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Bekend met HRIS, ATS en personeelsinformatiesystemen (Salesforce, Aybler of vergelijkbaar).
Wat wij bieden:
- Een afwisselende functie in een internationale omgeving.
- Ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling.
- Een goed salaris op basis van ervaring met een aanvullende bonusregeling.
- Uitzicht op een vast contract.
- Reiskostenvergoeding.
- Sportabonnementvergoeding.
- Leuke incentives, zoals onze lunchclub naar een Michelinsterren-restaurant en de vrijdagmiddagborrel.
- Verschillend werkevents met je Benelux collega’s, zoals onze jaarlijkse Summerparty & het Nieuwjaarsgala.
- Mogelijkheid om naar ons hoofdkantoor in Manchester te reizen.
Wie bieden nog meer om de echte sportersmentaliteit te creëren binnen Oliver James!
Bij ons geloven we in het feit dat vitaliteit meer is dan een work-out en moedigen gezond gedrag altijd aan met
- Extra lunchtijd om te sporten
- Elke week padellen met je collega’s
- Sociale sport evenementen zoals business voetbal en hockey toernooi
- Georganiseerde runs (zoals de Zuidas run en Amstel Gold Race)
- Een abonnement op Headspace (mindfulness app voor ontspanning)
Waar zitten we?
We zijn gevestigd in de hoogste Amsterdamse toren, in de Rembrandttoren op de 15e verdieping met een prachtig uitzicht over de Amstel. Wij bieden een hybride werksetting. Bij een fulltime werkweek zien we je graag 4 dagen op kantoor en 1 dag werk je vanuit huis (woensdag is onze thuiswerkdag).
Wie wij zijn:
In 2002 is de organisatie opgericht door Oliver & James in het Verenigd Koninkrijk. Door de juiste professionals te binden aan onze klanten zijn we uitgegroeid tot een gespecialiseerde en erkende recruitmentorganisatie. Met inmiddels 14 vestigingen in businesshubs zoals Londen, Milaan, New York, Singapore & Hong Kong bieden wij onze klanten toegang tot flexibele en structurele personeelsoplossingen in de vakgebieden Finance & Risk, Commercial Banking & Insurance, Technology & Change, Compliance, Legal & HR.
We blijven ondernemen en groeien. Met inmiddels 80 mensen in Nederland blijft onze corebusiness en kracht onze mensen. Elk team binnen Oliver James is een samenstelling van individuen waar ieder in zijn kracht staat en waar we op een inclusieve manier met elkaar samenwerken. Met een grote focus op het herkennen en ontwikkelen van talent begeleiden we professionals naar de volgende fase in hun carrière. Ondernemerschap, high performance, zelfontwikkeling een gestructureerde en resultaatgerichte aanpak vormt het DNA van onze organisatie.
Is jouw interesse gewekt of ben (ken) jij de perfecte kandidaat? Mail naar Talent Acquisition voor eventuele vragen [email protected] .
