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United Kingdom​​transparency notice for candidates

Oliver James (“we” "our" or “us”) is the trading name of Oliver James Associates Limited, company number 04447784 and registered office at No 1 Spinningfields, Hardman Square, Manchester, M3 3EB.

What is the purpose of this document? 

This notice explains what personal data/personal information we hold about you, how we collect it, and how we use and may share information about you during our relationship with you and after it ends. Further details about Oliver James, and the companies within Oliver James, are available on our website. If you have any questions about this notice, please contact: GDPR@oliverjames.com

We will comply with data protection principles when gathering and using personal information. It is therefore important that you read this notice together with any other privacy notice we may provide on specific occasions when we are collecting or processing personal information.

We are a ‘data controller’ and gather and use certain information about you. This information is also used by our affiliated entities and group companies, and so, in this notice, references to ‘we’ , 'our' or ‘us’ includes all Oliver James group companies.

This notice applies to all Candidates. For the purposes of this notice, Candidates include: contractors and permanent role candidates, including fixed and full-time contractors and PAYE candidates working directly via an agency or through an umbrella company; as well as people who have supplied a speculative CV to Oliver James not in relation to a specific job. Candidates also includes individual contractors, freelance workers and employees of suppliers or other third parties put forward for roles with clients (“Clients”) as part of a managed service provider programme or recruitment processing outsourcing service offering or otherwise will be treated as candidates for the purposes of this Transparency Notice.

Whilst the reference to Clients in this Transparency Notice is, in itself self-explanatory, this category covers our customers, clients (which includes managed service providers and recruitment processing outsourcing companies) and others to whom Oliver James provides services in the course of its business.

What personal information may we collect?

Personal data means any information relating to an identified of identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly. It does not include data where the identity has been removed (anonymous data).

For Candidates we may collect, store and use the following categories of personal information about you:

  • your name, title, addresses, telephone numbers, and personal email addresses;

  • age/date of birth;

  • gender information;

  • next of kin and emergency contact information;

  • social security number/national insurance (or equivalent in your country) and any other tax-related information;

  • your salary, annual leave, pension and benefits information;

  • your right to work documentation (for example a passport number, driving licence or Immigration Status Document as set out in the Home Office's right to work checklist, which can be found here (or equivalent in your country):

  • your references and other information included in a CV or cover letter or as part of the application process (including psychometric test scoring and results);

  • your work history and employment records (including job titles, working hours, training records and professional memberships);

  • financial information (where we need to carry out financial background checks);

  • information on your interests and needs regarding future employment, both collected directly and inferred, for example from jobs viewed or articles read on our website;

  • IP address;

  • photographs;

  • feedback from Clients on your performance;

  • extra information that you choose to tell us;

  • extra information that your referees choose to tell us about you; and

  • extra information that our Clients may tell us about you, or that we find from other third-party sources such as job sites.

We may process special categories of personal information in the following limited circumstances:

  • Health information, including information relating to any disability, to comply with our legal obligation to make reasonable adjustments to our services, for example, if we need to make special arrangements for interview.

  • Information about you relating to criminal convictions where required by law or where this is a condition of contract imposed by a Client for the position you have applied for.  We will contact you prior to carrying out such checks.  If there is no legal obligation to undertake these checks we only do so with your consent.

  • Otherwise we will only process special category information with your consent.

How could we collect your personal information? 

We may collect personal information from you directly when you register with us or contact us about our services or when we make contact with you. This may be by telephone or email.

We may collect information throughout the application and recruitment process, either directly from you or from a recruitment agency, background check provider, job boards or third-party referrals.

We may sometimes collect additional information from third parties including former employers, credit reference agencies or other background check agencies. 

We may collect information from publicly available sources including social media sites such as LinkedIn.

We may collect feedback from our Clients on your performance during the course of your engagement.

For what purpose may we use your personal information?

We may use your personal information to perform our services for you to perform a contract with you, or to take steps prior to entering into a contract, with you. To do this, we may process your personal information in the following situations:

  • to provide our services to you. Our services consist of locating work for persons registered on our database of Candidates and introducing such Candidates to our Clients; and

  • to contact you (including by email) about jobs that we think you may be interested in and to keep in touch with you; and

  • to manage our relationship with you.

We may also use your personal information to:

  • check you are legally entitled to work in the country where you are assigned or employed.

  • ascertain your fitness to work;

  • carry out pre-employment screening checks;

  • verify information about you which we may do using publicly available sources;

  • (if applicable) monitor your use of our information and communication systems to ensure compliance with our IT policies;

  • ensure network and information security, including preventing unauthorised access to our computer and electronic communications systems and preventing malicious software distribution; and

  • conducting data analytics studies to review and better understand employee retention and attrition rates.

What are the bases for us to use your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to do so. Most commonly, we will use your personal information in the following circumstances:

  • where we need to perform the contract, we have entered into with you;

  • where we need to comply with a legal obligation;

  • where it is necessary for our legitimate interests to ensure the smooth running of our business as a recruitment agency long as our activities do not disproportionately intrude your privacy or where you have provided consent for us to use your information.

If you fail to provide personal information

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform our services or the contract we have entered into with you (such as introducing you to our Clients or providing you a benefit).

Change of purpose

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, where this is required or permitted by law.

Automated Decision-Making 

Although at present all our recruitment activities involve human-decision making during the process, we may in the future use fully automated technologies such as expert systems or machine learning to complete a Candidate selection process from end-to-end, where appropriate and in accordance with any local laws and requirements. We may use automated processes to review the personal information you have provided to us, to supplement the information available to our consultants.

Where required, we will seek your consent to carry out some or all of these activities. If you do not provide consent to profiling this is likely to decrease the likelihood of us successfully finding you a new job.

Who may share your personal data with and for what purpose?

We may share your personal information with the following third parties and they might process personal information about you for their own purpose: 

  • potential Clients to find you a suitable position;

  • the Client that we place you with to manage our relationship and to make payment of invoices;

  • other recruitment agencies and intermediaries, including your service company (if applicable) to place you for a position and for the management of our relationship;

  • individuals and organisations who hold information related to your reference or application to work with us, such as current, past or prospective employers, educators and examining bodies and employment and recruitment agencies; third parties who we have retained to provide services to use, including KYC services (such as reference, qualification and, if applicable, criminal convictions checks.

IT support, mailing services, payroll, website hosting, other third-party service providers who perform services on our behalf (including external technical consultants, business associates and professional advisers such as lawyers, auditors and accountants, tax, audit, or other authorities, when we believe in good faith that the law or other regulation requires us to share this data (for example, because of a request by a tax authority or in connection with any anticipated litigation).

We may share candidate details such as your name, salary and CV within the OJ group, including our international offices, for the purpose of placing you via another group company. All offices within the OJ group have access to our centralised system for placing candidates globally.

All of our third-party service providers and other entities in the OJ group are required to take appropriate security measures to protect your personal information in line with our policies. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes.

​We may share the results of our diversity and inclusion monitoring on an anonymised basis.

Where will we store your personal information?

We will store your information on our central database which is held on secure servers within the EEA.  Information on our database may be accessed by our Group companies from local offices within the EEA (London, Dublin, Manchester, Amsterdam, Frankfurt, Milan and Brussels) and our offices located outside the EEA [United States, Hong Kong and Singapore.  

To ensure your personal information does receive an adequate level of protection, we have put in place EU approved contract with the data recipients outside the EEA to ensure that your personal information is treated by those parties in a way that is consistent with and which respects the EU and UK laws on data protection.

If you require further information these protective measures you can request it from GDPR@eoliverjames.com.

Data Security

We have put in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

How long will we use your personal information for?

How long will we use your personal information for?

We will only keep your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

We will retain your personal information for a number of purposes, as necessary to allow us to carry out our business.  Your information will be kept for up to 3 years from the last point of contact on our main systems after which time it will be anonymised, archived or deleted.

Some of the archived information may be retained for up to 7 years for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements (or equivalent in your country such statutory requirement, plus 1 year). Any retention of personal data will be done in compliance with legal or regulatory obligations and with industry standards.  These data retention periods are subject to change without further notice as a result of changes to associated law or regulations.

If you have any questions in relation to the retention of your personal data, please contact GDPR@oliverjames.com

Your rights in relation to our processing of your personal data

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please keep us informed if any of your personal information changes during your relationship with us.

Your rights in connection with personal information

  • You have the right to be informed about what we are doing with your personal data. This notice sets out how we use it. If we change what we are doing we will provide you with an updated version of this notice. 

  • You have the right to object to the processing of your personal data.

  • You have the right to request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal information we hold about you and to check that we are lawfully processing it.

  • You have the right to request us to update the personal information we hold about you.

  • You have the right to request us to delete the information we hold about you. If you ask us to delete your personal information we will not be able to provide our services to you.

  • You have the right to ask us to stop processing personal information where we are relying on a legitimate interest and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground.

  • You have the right to ask us to restrict how we use your personal data for a period of time. If you ask us to restrict our use of your personal data, we may not be able to provide you with our services.   

  • You have the right to request us to send another organisation, information that you have provided to us in a format that can be read by computer. 

If you want to exercise your rights please contact GDPR@oliverjames.com or 0161 6940969.

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the information (or to exercise any of your other rights).

Changes to this transparency notice 

This transparency notice may be updated from time to time and we will post the updated version onto our website.

Belgium transparency notice for candidates

Oliver James (“we” "our" or “us”) is the trading name of Oliver James Associates Limited, company number 04447784 and registered office at No 1 Spinningfields, Hardman Square, Manchester, M3 3EB.

What is the purpose of this document? 

This notice explains what personal data/personal information we hold about you, how we collect it, and how we use and may share information about you during our relationship with you and after it ends. Further details about Oliver James, and the companies within Oliver James, are available on our website. If you have any questions about this notice, please contact: GDPR@oliverjames.com

We will comply with data protection principles when gathering and using personal information. It is therefore important that you read this notice together with any other privacy notice we may provide on specific occasions when we are collecting or processing personal information.

We are a ‘data controller’ and gather and use certain information about you. This information is also used by our affiliated entities and group companies, and so, in this notice, references to ‘we’ , 'our' or ‘us’ includes all Oliver James group companies.

This notice applies to all Candidates. For the purposes of this notice, Candidates include: contractors and permanent role candidates, including fixed and full-time contractors and PAYE candidates working directly via an agency or through an umbrella company; as well as people who have supplied a speculative CV to Oliver James not in relation to a specific job. Candidates also includes individual contractors, freelance workers and employees of suppliers or other third parties put forward for roles with clients (“Clients”) as part of a managed service provider programme or recruitment processing outsourcing service offering or otherwise will be treated as candidates for the purposes of this Transparency Notice.

Whilst the reference to Clients in this Transparency Notice is, in itself self-explanatory, this category covers our customers, clients (which includes managed service providers and recruitment processing outsourcing companies) and others to whom Oliver James provides services in the course of its business.

What personal information may we collect?

Personal data means any information relating to an identified of identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly. It does not include data where the identity has been removed (anonymous data).

For Candidates we may collect, store and use the following categories of personal information about you:

  • your name, title, addresses, telephone numbers, and personal email addresses;

  • age/date of birth;

  • gender information;

  • next of kin and emergency contact information;

  • social security number/national insurance (or equivalent in your country) and any other tax-related information;

  • your salary, annual leave, pension and benefits information;

  • your right to work documentation (for example a passport number, driving licence or Immigration Status Document as set out in the Home Office's right to work checklist, which can be found here (or equivalent in your country):

  • your references and other information included in a CV or cover letter or as part of the application process (including psychometric test scoring and results);

  • your work history and employment records (including job titles, working hours, training records and professional memberships);

  • financial information (where we need to carry out financial background checks);

  • information on your interests and needs regarding future employment, both collected directly and inferred, for example from jobs viewed or articles read on our website;

  • IP address;

  • photographs;

  • feedback from Clients on your performance;

  • extra information that you choose to tell us;

  • extra information that your referees choose to tell us about you; and

  • extra information that our Clients may tell us about you, or that we find from other third-party sources such as job sites.

We may process special categories of personal information in the following limited circumstances:

  • Health information, including information relating to any disability, to comply with our legal obligation to make reasonable adjustments to our services, for example, if we need to make special arrangements for interview.

  • Information about you relating to criminal convictions where required by law or where this is a condition of contract imposed by a Client for the position you have applied for.  We will contact you prior to carrying out such checks.  If there is no legal obligation to undertake these checks we only do so with your consent.

  • Otherwise we will only process special category information with your consent.

How could we collect your personal information? 

We may collect personal information from you directly when you register with us or contact us about our services or when we make contact with you. This may be by telephone or email.

We may collect information throughout the application and recruitment process, either directly from you or from a recruitment agency, background check provider, job boards or third-party referrals.

We may sometimes collect additional information from third parties including former employers, credit reference agencies or other background check agencies. 

We may collect information from publicly available sources including social media sites such as LinkedIn.

We may collect feedback from our Clients on your performance during the course of your engagement.

For what purpose may we use your personal information?

We may use your personal information to perform our services for you to perform a contract with you, or to take steps prior to entering into a contract, with you. To do this, we may process your personal information in the following situations:

  • to provide our services to you. Our services consist of locating work for persons registered on our database of Candidates and introducing such Candidates to our Clients; and

  • to contact you (including by email) about jobs that we think you may be interested in and to keep in touch with you; and

  • to manage our relationship with you.

We may also use your personal information to:

  • check you are legally entitled to work in the country where you are assigned or employed.

  • ascertain your fitness to work;

  • carry out pre-employment screening checks;

  • verify information about you which we may do using publicly available sources;

  • (if applicable) monitor your use of our information and communication systems to ensure compliance with our IT policies;

  • ensure network and information security, including preventing unauthorised access to our computer and electronic communications systems and preventing malicious software distribution; and

  • conducting data analytics studies to review and better understand employee retention and attrition rates.

What are the bases for us to use your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to do so. Most commonly, we will use your personal information in the following circumstances:

  • where we need to perform the contract, we have entered into with you;

  • where we need to comply with a legal obligation;

  • where it is necessary for our legitimate interests to ensure the smooth running of our business as a recruitment agency long as our activities do not disproportionately intrude your privacy or where you have provided consent for us to use your information.

If you fail to provide personal information

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform our services or the contract we have entered into with you (such as introducing you to our Clients or providing you a benefit).

Change of purpose

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, where this is required or permitted by law.

Automated Decision-Making 

Although at present all our recruitment activities involve human-decision making during the process, we may in the future use fully automated technologies such as expert systems or machine learning to complete a Candidate selection process from end-to-end, where appropriate and in accordance with any local laws and requirements. We may use automated processes to review the personal information you have provided to us, to supplement the information available to our consultants.

Where required, we will seek your consent to carry out some or all of these activities. If you do not provide consent to profiling this is likely to decrease the likelihood of us successfully finding you a new job.

Who may share your personal data with and for what purpose?

We may share your personal information with the following third parties and they might process personal information about you for their own purpose: 

  • potential Clients to find you a suitable position;

  • the Client that we place you with to manage our relationship and to make payment of invoices;

  • other recruitment agencies and intermediaries, including your service company (if applicable) to place you for a position and for the management of our relationship;

  • individuals and organisations who hold information related to your reference or application to work with us, such as current, past or prospective employers, educators and examining bodies and employment and recruitment agencies; third parties who we have retained to provide services to use, including KYC services (such as reference, qualification and, if applicable, criminal convictions checks.

IT support, mailing services, payroll, website hosting, other third-party service providers who perform services on our behalf (including external technical consultants, business associates and professional advisers such as lawyers, auditors and accountants, tax, audit, or other authorities, when we believe in good faith that the law or other regulation requires us to share this data (for example, because of a request by a tax authority or in connection with any anticipated litigation).

We may share candidate details such as your name, salary and CV within the OJ group, including our international offices, for the purpose of placing you via another group company. All offices within the OJ group have access to our centralised system for placing candidates globally.

All of our third-party service providers and other entities in the OJ group are required to take appropriate security measures to protect your personal information in line with our policies. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes.

​We may share the results of our diversity and inclusion monitoring on an anonymised basis.

Where will we store your personal information?

We will store your information on our central database which is held on secure servers within the EEA.  Information on our database may be accessed by our Group companies from local offices within the EEA (London, Dublin, Manchester, Amsterdam, Frankfurt, Milan and Brussels) and our offices located outside the EEA [United States, Hong Kong and Singapore.  

To ensure your personal information does receive an adequate level of protection, we have put in place EU approved contract with the data recipients outside the EEA to ensure that your personal information is treated by those parties in a way that is consistent with and which respects the EU and UK laws on data protection.

If you require further information these protective measures you can request it from GDPR@oliverjames.com.

Data Security

We have put in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

How long will we use your personal information for?

How long will we use your personal information for?

We will only keep your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

We will retain your personal information for a number of purposes, as necessary to allow us to carry out our business.  Your information will be kept for up to 3 years from the last point of contact on our main systems after which time it will be anonymised, archived or deleted.

Some of the archived information may be retained for up to 7 years for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements (or equivalent in your country such statutory requirement, plus 1 year). Any retention of personal data will be done in compliance with legal or regulatory obligations and with industry standards.  These data retention periods are subject to change without further notice as a result of changes to associated law or regulations.

If you have any questions in relation to the retention of your personal data, please contact GDPR@oliverjames.com

Your rights in relation to our processing of your personal data

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please keep us informed if any of your personal information changes during your relationship with us.

Your rights in connection with personal information

  • You have the right to be informed about what we are doing with your personal data. This notice sets out how we use it. If we change what we are doing we will provide you with an updated version of this notice. 

  • You have the right to object to the processing of your personal data.

  • You have the right to request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal information we hold about you and to check that we are lawfully processing it.

  • You have the right to request us to update the personal information we hold about you.

  • You have the right to request us to delete the information we hold about you. If you ask us to delete your personal information we will not be able to provide our services to you.

  • You have the right to ask us to stop processing personal information where we are relying on a legitimate interest and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground.

  • You have the right to ask us to restrict how we use your personal data for a period of time. If you ask us to restrict our use of your personal data, we may not be able to provide you with our services.   

  • You have the right to request us to send another organisation, information that you have provided to us in a format that can be read by computer. 

If you want to exercise your rights please contact GDPR@oliverjames.com or 0161 6940969.

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the information (or to exercise any of your other rights).

Changes to this transparency notice 

This transparency notice may be updated from time to time and we will post the updated version onto our website.

Italy transparency notice per i Candidati e Consulenti

Oliver James (“noi” ”nostro” o “ci”) è il nome commerciale di

-Oliver James Associates S.r.l., con sede legale in Milano (Via Filippo Sassetti, 32 (Codice Fiscale e Partita Iva: 09708000964, N. REA MI – 2108441); società in possesso dell’Aut.Min. definitiva prot. n. 0000157 e regolarmente iscritta alla sez. IV dell’Albo Informatico delle Agenzie del Lavoro ai sensi dell’art.4, co.1, lett. D) del D. Lgs. N. 276/2003 ,

-Oliver James Professionals B.V. Stabile organizzazione registrata in Via Filippo Sassetti, 32 (Codice Fiscale: 95211450101 - Partita IVA: 10901440965)

-Oliver James Consulting S.r.l. con sede legale in Milano, Via Filippo Sassetti, 32 (Codice Fiscale e Partita IVA: 11054070963) Società regolarmente iscritta presso la sez I dell’Albo Informatico per le Agenzie per il Lavoro – Provv. Min. n. 0000181

Qual è lo scopo del presente documento?

La presente informativa spiega quali dati personali (informazioni) conserviamo su di Lei, come li raccogliamo e come utilizziamo e possiamo condividere informazioni che La riguardano, nel corso del rapporto instauratosi con Lei e al termine di tale rapporto. Ulteriori informazioni riguardo Oliver James e le società facenti parte del Gruppo Oliver James sono disponibili sul nostro sito. Qualora abbia necessità di chiarimenti con riferimento alla presente informativa, può contattarci al seguente indirizzo email: GDPR@oliverjames.com

Rispetteremo i principi relativi alla protezione dei dati al momento della raccolta e dell’utilizzo di tali informazioni personali. Pertanto, è importante leggere la presente informativa, insieme a qualsiasi altra informativa sulla privacy che verrà fornita, in talune occasioni specifiche, al momento della raccolta o elaborazione di informazioni personali.

In qualità di "Titolare del Trattamento", raccoglieremo e useremo determinate informazioni su di Lei. Queste informazioni vengono anche utilizzate dalle nostre società collegate e dalle altre società del gruppo, pertanto, nella presente informativa, i riferimenti a "noi", “nostro” o "ci" includono tutte le società del gruppo Oliver James.

La presente informativa si applica a tutti i Candidati e a tutti i Consulenti, ; così come a tutti coloro che hanno inviato il proprio CV spontaneamente ad Oliver James anche non in relazione ad una posizione lavorativa aperta. Ai fini della presente informativa, si applicheranno le seguenti definizioni:

Con “Candidato” si intenderà qualsiasi persona fisica con riferimento alla quale Oliver James Associates S.r.l. e Oliver James Professionals B.V. – Stabile organizzazione forniscono rispettivamente servizi di ricerca e selezione del personale e di somministrazione a tempo determinato e indeterminato;

Con “Consulente” si intenderà qualsiasi persona fisica e/o giuridica con riferimento alle quali Oliver James Consulting S.r.l. tratterà i dati al fine di valutare eventuali collaborazioni per la realizzazione di progetti in ambito IT e ICT.

Candidato e Consulente saranno definiti congiuntamente quali “Soggetti Interessati” ai fini della presente informativa.

Sebbene il riferimento ai Clienti nella presente Transparency Notice sia, di per sé auto-esplicativo, questa categoria comprende i nostri clienti e qualsiasi persona fisica o giuridica a cui Oliver James fornisce i propri servizi nel corso della propria attività.


Quali informazioni di carattere personale potremmo raccogliere?

“Dati personali”indica qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. Una persona fisica identificabile è colui che può essere identificato, direttamente o indirettamente. Non include i dati laddove il riferimento all’identità sia stato cancellato (dati anonimi).

Con riferimento ai Soggetti interessati , potremmo raccogliereconservare e utilizzare le seguenti categorie di informazioni di carattere personale :

  • nome, titolo, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi e-mail personali;

  • età/data di nascita;

  • sesso;

  • parenti prossimi e informazioni su chi contattare in caso di emergenza;

  • numero di previdenza sociale/Codice fiscale (o l’equivalente nel Suo paese di appartenenza) e qualsiasi altra informazione di carattere fiscale;

  • informazioni relative alla sua retribuzione, ferie annuali, pensione e indennità;

  • la documentazione relativa al Suo Permesso di Soggiorno (ad esempio il numero del passaporto, la patente di guida o il suo Permesso di Soggiorno per lavoro come previsto presso il sito web della Farnesina – Ministero per gli affari esteri e la cooperazione internazionale (o l’equivalente nel Suo paese di appartenenza):

  • con riferimento ai soli Candidati, le Sue referenze e altre informazioni incluse all’interno del CV o nella lettera di presentazione o relative al processo di selezione (inclusi punteggi e risultati del test psicometrico);

  • la Sua esperienza lavorativa e informazioni relative alla Sua occupazione (inclusi le qualifiche professionali, orari di lavoro, registri inerenti la formazione professionale e le iscrizioni ad ordini professionali);

  • informazioni di carattere economico-finanziario (laddove sia necessario effettuare specifici controlli);

  • informazioni relative a precedenti condanne penali qualora ciò fosse necessario in riferimento al ruolo a cui è interessato ad inviare la Sua candidatura e/o ai fini della conclusione della collaborazione con Oliver James Consulting;

  • (per i soli Candidati) informazioni relative ai Suoi interessi ed esigenze riguardanti la Sua occupazione futura, sia raccolti direttamente che dedotti, ad esempio, dagli annunci lavorativi da Lei visualizzati o dagli articoli letti sul nostro sito web;

  • indirizzo IP;

  • fotografie;

  • feedback da parte dei clienti relativi alla Sua performance;

  • ulteriori informazioni che ha deciso di comunicarci;

  • ulteriori informazioni che i Suoi referenti ci forniscono su di Lei; e

  • informazioni supplementari che i nostri clienti potrebbero fornirci su di Lei o da noi raccolti da fonti di informazioni terze come i siti di lavoro.

Informazioni personali particolarmente sensibili

Potremmo trattare categorie speciali di informazioni personali limitatamente alle seguenti circostanze:

  • informazioni sulla salute, incluse le informazioni relative a qualsiasi Sua disabilità, al fine di rispettare il nostro obbligo legale di apportare adeguamenti ragionevoli ai nostri servizi, ad esempio, qualora dovessimo prendere accordi speciali in vista del colloquio.

  • informazioni relative ad eventuali condanne penali in adempimento ad eventuali obblighi di legge o qualora ciò sia una condizione contrattuale imposta dal Cliente La contatteremo prima di effettuare tali controlli. Qualora non fossimo tenuti ad effettuare tali controlli per adempiere ad obblighi di legge, i suddetti controlli verranno effettuati solo con il Suo consenso.

  • Per il resto provvederemo al trattamento di categorie particolari di dati personali solo con il Suo consenso.

Come potremmo raccoglierele Sue informazioni personali?

Potremmo raccogliere le informazioni di carattere personale direttamente da Lei al momento della registrazione o qualora ci contattasse in riferimento ai nostri servizi o qualora venisse contattato da noi. Questo potrà avvenire per telefono o e-mail.

Potremmo raccogliere le informazioni al momento della candidatura e durante il processo di selezione direttamente da Lei o qualora tali informazioni siano fornite da un'agenzia di collocamento, da un fornitore di servizi relativi al controllo sui precedenti penali o referenze, da siti di annunci di lavoro o dalla segnalazione di terze parti.

Talvolta potremmo raccogliere le informazioni aggiuntive da terze parti, compresi ex datori di lavoro, agenzie di valutazione del merito creditizio o altre agenzie che forniscano servizi di controllo dei precedenti penali o referenze.

Potremmo raccogliere leinformazioni da fonti accessibili al pubblico, inclusi siti di social media come LinkedIn.

Potremmo raccogliere eventuali feedback dai nostri clienti sulle Sue performance durante il corso della Sua occupazione.


A quale scopo potremmo utilizzare le Sue informazioni personali?

Potremmo utilizzare le Sue informazioni personali al fine di fornirle il nostro servizio o al fine di concludere un contratto +, o espletare formalità prima di stipulare tale contratto. Per fare ciò, potremmo trattare le Sue informazioni personali nelle seguenti situazioni:

  • per fornirLe i nostri servizidi ricerca e selezione;

  • contattarLa, anche a mezzo email, in merito ad opportunità lavorative e/o possibili collaborazioni che riteniamo possano interessarLa e rimanere in contatto con Lei; e

  • per gestire la nostra relazione con Lei.

  • potremmo utilizzare le Sue informazioni personali per:

  • verificare che Lei sia in possesso del Visto per lavorare in Italia o nel paese dove svolgerà la Sua prestazione lavorativa.

  • accertare la Sua idoneità al lavoro;

  • effettuare controlli di screening pre-impiego;

  • verificare le informazioni che La riguardano utilizzando fonti accessibili pubblicamente;

  • monitorare il Suo utilizzo dei nostri sistemi di informazione e comunicazione per garantire che tale utilizzo avvenga in conformità con le nostre policy IT;

  • garantire la sicurezza delle reti e delle informazioni, compresa la prevenzione di accessi non autorizzati ai nostri computer e sistemi di comunicazione elettronica e la prevenzione della distribuzione di software maligni; e

  • condurre studi di analisi dei dati per esaminare e comprendere meglio i tassi di fidelizzazione o meno dei dipendenti.

Quali sono le basi per utilizzare le Sue informazioni personali?

Utilizzeremo le Sue informazioni personali solo quando la legge ci consente di farlo. Più comunemente, useremo le Sue informazioni personali nelle seguenti circostanze:

  • Laddove avessimo bisogno di adempiere al contratto che abbiamo stipulato con Lei;

  • per adempiere a un obbligo legale;

  • laddove sia necessario per i nostri interessi legittimi di garantire il corretto svolgimento della nostra attività come Agenzia del Lavoro purché le nostre attività non invadano in modo sproporzionato la Sua privacy. utilizzare le Sue informazioni

Qualora non fornisca le informazioni personali che La riguardano

Qualora decidesse di non inviarci le informazioni richieste, potremmo non essere in grado di fornirle il nostro servizio o adempiere al contratto con Lei stipulato (ad esempio inviare la Sua candidatura ai nostri clienti o beneficiare del servizio da noi offerto).

Cambiamento di scopo

Useremo le Sue informazioni personali solo per gli scopi per cui le abbiamo raccolte, a meno che il consenso non era la base legale per la raccolta di tali dati e riteniamo ragionevolmente necessario utilizzarle per un'altra ragione e tale ragione sia compatibile con lo scopo iniziale. Qualora avessimo bisogno di utilizzare le Sue informazioni personali per una finalità non correlata allo scopo inziale, La terremo informata e Le spiegheremo la base giuridica che ci consente di farlo.

Si prega di notare che possiamo elaborare le Sue informazioni personali a Sua insaputa o consenso, laddove ciò sia richiesto o permesso dalla legge.

Processo decisionale automatizzato

Sebbene al momento tutte le nostre attività di recruitment coinvolgano un processo decisionale umano, potremmo in futuro utilizzare tecnologie completamente automatizzate come sistemi esperti o di machine learning per completare l’intero processo di selezione dei candidati, ove opportuno e in conformità con le leggi e disposizioni nazionali. Potremmo utilizzare processi automatizzati al fine di rivedere le informazioni personali che ci ha fornito, al fine di complementare le informazioni disponibili al nostro personale.

Laddove richiesto, richiederemo il Suo consenso per svolgere alcune o tutte queste attività. Qualora non dovesse fornire il consenso alla profilazione è probabile che ciò diminuisca la nostra possibilità di svolgere con successo i nostri servizi o adempiere agli obblighi contrattuali.

Con chi potremmo condividere i Suoi dati personali e per quale scopo le Sue informazioni personali potranno essere utilizzate da tali soggetti terzi?

Potremmo condividere le Sue informazioni personali con le seguenti terze parti che potranno trattare le informazioni personali su di Lei per i loro scopi:

  • potenziali clienti per trovarLe una posizione lavorativa adatta;

  • il Cliente presso cui presterà la Sua attività lavorativa al fine di gestire la nostra relazione con tale Cliente e per effettuare il pagamento delle fatture;

  • altre agenzie di recruitment ed eventuali intermediari (se applicabile) al fine di farLe svolgere la prestazione lavorativa e gestire la nostra relazione e;

  • individui e organizzazioni che detengono informazioni relative alle Sue referenze o alla Sua candidatura per lavorare con noi, come datori di lavoro attuali, passati o potenziali, educatori e organismi di esame e agenzie di collocamento e impiego;

  • soggetti terzi al fine di fornire servizi a nostro beneficio, ivi inclusi servizi KYC, (quali raccolta di referenze professionali, qualifiche e condanne penali,).

supporto IT, servizi postali, buste paga; hosting del sito web.

altri fornitori di servizi terzi che svolgono servizi per nostro conto (inclusi consulenti tecnici esterni, soci in affari e consulenti professionali quali avvocati, revisori contabili e contabili.

autorità tributarie, di controllo e altre autorità, qualora ritenessimo, in buona fede, che la legge o altre normative richiedano la condivisione di questi dati (ad esempio, a seguito di una richiesta da parte di un'autorità fiscale o in relazione a qualsiasi possibile contenzioso).

Potremmo condividere i suoi dati, quali nome, retribuzione e CV con altre società del gruppo Oliver James, ivi inclusi i nostri uffici internazionali, allo scopo di fornirle servizi di recruitment attraverso un’altra società del gruppo. Tutte le società del gruppo oliver james hanno accesso ad un database centralizzato e utilizzato con lo scopo di fornire i nostri servizi.Tutti i nostri fornitori di servizi terzi ed altre entità nel gruppo OJ sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate per proteggere le informazioni personali in linea con le nostre politiche. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i Suoi dati personali per i loro scopi.

Dove conserveremo le Sue informazioni personali?

Conserveremo le informazioni sul nostro database centrale che è conservato su server sicuro all'interno dell’EEA. Le informazioni sul nostro database sono accessibili alle società del nostro gruppo dagli uffici locali all'interno dell’EEA (Londra, Dublino, Manchester, Amsterdam, Francoforte, Milano e Bruxelles) e dai nostri uffici situati al di fuori dell’EEA [Stati Uniti, Hong Kong e Singapore].

Per garantire che le Sue informazioni personali ricevano un livello adeguato di protezione, abbiamo stipulato un contratto approvato dall'UE con i destinatari al di fuori dell’EEA per garantire che le Sue informazioni personali siano trattate da tali soggetti in modo coerente e rispettoso delle leggi UE e dell’Italia sulla protezione dei dati.

Qualora abbia necessità di ricevere ulteriori informazioni su tali misure protettive, può richiederLe a GDPR@oliverjames.com.

Sicurezza dei dati

Abbiamo predisposto adeguate misure di sicurezza per impedire che le Sue informazioni personali vengano perse accidentalmente, utilizzate o consultate in modo non autorizzato, alterate o divulgate. Abbiamo messo in atto procedure per far fronte a qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati e notificheremo Lei e qualsiasi regolatore autorizzato di una sospetta violazione laddove fossimo legalmente obbligati a farlo.

Per quanto tempo utilizzeremo le Sue informazioni personali?

Le Sue informazioni personali verranno dai noi conservate solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui sono state raccolte, anche al fine di soddisfare eventuali obblighi legali, contabili o di segnalazione.

Conserveremo le Sue informazioni personali per un numero di scopi, in modo necessario per permetterci di svolgere la nostra attività. Le Sue informazioni saranno conservate per un massimo di 3 anni dall'ultimo contatto sui nostri sistemi principali, dopodiché saranno anonimizzate, archiviate o cancellate.

Alcune delle informazioni archiviate possono essere conservate per un massimo di 7 anni al fine di soddisfare qualsiasi obbligo di legge, contabile o di segnalazione (o qualsiasi obbligo equivalente e applicabile nel paese di riferimento, più 1 anno). Qualsiasi conservazione dei dati personali sarà effettuata in conformità agli obblighi legali o normativi e agli standard del settore. Questi periodi di conservazione dei dati sono soggetti a modifiche e senza preavviso a seguito di modifiche relative alle leggi applicabili o ai regolamenti associati.

In caso di domande relative alla conservazione dei dati personali, non esiti a contattare il seguente indirizzo mail GDPR@oliverjames.com

I diritti in relazione al nostro trattamento dei Suoi dati personali

È importante che le informazioni personali in nostro possesso siano accurate e aggiornate. La preghiamo di tenerci informati se una qualsiasi delle Sue informazioni di carattere personale dovesse cambiare durante il nostro rapporto con Lei.

Diritti dell'utente in relazione alle informazioni personali

  • Ha il diritto di essere informato su ciò che facciamo con i Suoi dati personali. La presente informativa illustra come verranno utilizzati. Qualora applicassimo delle modifiche relative al trattamento, Le forniremo una versione aggiornata della presente informati.

  • Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali.

  • Ha il diritto di richiedere l'accesso alle Sue informazioni personali (comunemente nota come "richiesta di accesso degli interessati"). Ciò Le consente di ricevere una copia delle informazioni personali che deteniamo su di Lei e di controllarne il corretto trattamento.

  • Ha il diritto di richiederci di aggiornare le informazioni personali che abbiamo su di Lei.

  • Ha il diritto di richiederci di cancellare le informazioni che la riguardano e che sono in nostro possesso. Qualora ci chiedesse di cancellare le Sue informazioni personali, non saremmo più in grado di fornirLe i nostri servizi.

  • Ha il diritto di chiederci di interrompere il trattamento di informazioni personali laddove tale trattamento abbia come base giuridica l’interesse legittimo e c'è qualcosa nella Sua situazione specifica che La spinge ad opporsi che il trattamento avvenga su tale base giuridica.

  • Ha il diritto di chiederci di limitare per un periodo di tempo il modo in cui utilizziamo i Suoi dati personali. Qualora dovesse effettuare tale richiesta, potremmo non essere

  • Ha il diritto di richiederci di inviare un'altra organizzazione informazioni che ci ha fornito in un formato che leggibile da un computer.

  • Se si desidera esercitare i propri diritti, La preghiamo di contattare GDPR@oliverjames.com lo +44 (0)161 6940969.

Potremmo aver bisogno di richiederLe informazioni specifiche per aiutarci a confermare la Sua identità e garantirLe il diritto di accesso alle informazioni (o di esercitare uno qualsiasi degli altri diritti).

Modifiche alla presente Transparency Notice

La presente informativa potrà essere di volta in volta aggiornata e sarà nostra cura pubblicare la versione più aggiornata sul nostro sito web.

Deutschland Datenschutzerkärung für Kandidaten

Gegenstand

Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung erläutern wir Ihnen gegenüber, welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten (bzw. Informationen) bei Oliver James („wir“) gespeichert sind, wie wir diese erheben und verwenden und wie wir sie während unserer Beziehung zu Ihnen und nach deren Ende möglicherweise weitergeben. Weitere Einzelheiten über Oliver James und die Unternehmen von Oliver James finden Sie auf unserer Website. Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung haben, wenden Sie sich bitte an: GDPR@oliverjames.com

Bei der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten halten wir uns an die Grundsätze des Datenschutzes. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Datenschutzerklärung sowie alle weiteren Datenschutzerklärungen, die wir Ihnen ggf. bei der Erhebung oder Verarbeitung personenbezogener Daten zukommen lassen, aufmerksam durchlesen.

Wir gelten im Sinne der DSGVO als „Verantwortlicher“ und erheben und verwenden bestimmte Sie betreffende Daten. Diese Daten werden auch von uns nahestehenden Gesellschaften und Unternehmen unserer Gruppe verwendet. Daher bezieht sich „wir“ im vorliegenden Dokument auf alle Gesellschaften der Oliver-James-Gruppe.

Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt gegenüber allen Kandidaten. Zu den Kandidaten im Sinne dieser Erklärung gehören: Contractor-Modellen Beschäftigten und Kandidaten für unbefristete Positionen, darunter auch fest und in Vollzeit tätige Contractors und steuerpflichtig Beschäftigte (die direkt über eine Agentur oder über eine Umbrella Company angestellt sind), sowie gegenüber Bewerbern, die Oliver James ihren Lebenslauf im Rahmen einer Initiativbewerbung ohne Bezug zu einem konkreten Stellenangebot zugeschickt haben. Zu den Kandidaten gehören auch Solo-Selbstständige, Freiberufler und Mitarbeiter von Lieferanten oder sonstige Dritte, die wir im Rahmen von Managed-Service-Provider-Programmen oder von uns angebotenen Personalvermittlungsleistungen für Positionen bei unseren Auftraggebern (im Folgenden „Mandanten“ genannt) präsentieren, gelten im Sinne der vorliegenden Datenschutzerklärung als Kandidaten.

Obgleich sich der Begriff „Mandant“ im Rahmen der vorliegenden Datenschutzerklärung von selbst erklärt, sei darauf hingewiesen, dass er unsere Kunden, Auftraggeber (dies schließt Managed-Service-Anbieter und Personalvermittlungsunternehmen mit ein) und sonstige Dritte umfasst, denen gegenüber Oliver James seine gewerblichen Leistungen erbringt.

Welche personenbezogenen Daten Könnten wir sammeln?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person. Als bestimmbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Daten, die um Informationen, aus denen sich Rückschlüsse auf die Identität des Betroffenen ziehen lassen, bereinigt wurden (anonymisierte Daten), zählen nicht dazu.

  • Wir können die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Kandidaten erheben, speichern und verwenden:Name, Position, Anschrift, Telefonnummern und private E-Mail-Adressen;

  • Alter/Geburtsdatum;

  • Geschlecht;

  • Kontaktangaben zum nächsten Angehörigen oder sonstigen Ansprechpartner bei Notfällen;

  • Sozialversicherungsnummer (SSN, NI-Nummer oder entsprechende im Land des Kandidaten verwendete Kennung) und sonstige steuerliche Angaben;

  • Gehalt, Urlaubsanspruch, Angaben zu Versorgungs- und Sozialleistungen;

  • Unterlagen zur Berechtigung zur Beschäftigung (z. B. Reisepassnummer, Führerschein oder Aufenthaltsdokument gemäß der unter dem folgenden Link abrufbaren Checkliste des britischen Innenministeriums: https://www.gov.uk/government/publications/right-to-work-checklist, oder entsprechende Dokumente des Herkunftsstaates);

  • Referenzen über den Kandidaten und sonstige in seinen Bewerbungsunterlagen, seinem Lebenslauf oder seinem Anschreiben enthaltene oder im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gemachte Angaben (Einschließlich der Ergebnisse psychometrischer Tests);

  • Informationen zum beruflichen Werdegang und Aufzeichnungen über frühere Beschäftigungsverhältnisse (einschließlich Positionsbezeichnung, Arbeitszeit, Schulungsnachweisen und Mitgliedschaften in Berufsorganisationen und -verbänden);

  • ggf. Finanzinformationen (sofern wir Ihren wirtschaftlichen Hintergrund prüfen müssen);

  • (direkt erhobene oder z. B. aus den auf unserer Website abgerufenen Stellenangeboten oder Artikeln abgeleitete) Informationen über berufliche Interessen und Bedürfnisse im Hinblick auf künftige Anstellungen;

  • IP-Adresse;

  • Fotos;

  • Rückmeldungen von Mandanten über die vom Kandidaten gezeigte Leistung;

  • weitere, vom Kandidaten freiwillig gemachte Angaben;

  • zusätzliche Angaben, die Referenzen des Kandidaten uns gegenüber von sich aus gemacht haben, und

  • zusätzliche Informationen, die uns ggf. Mandanten über den Kandidaten zukommen lassen oder die wir aus externen Quellen, z. B. von Einsatzorten, über den Kandidaten erlangen.

Unter den folgenden begrenzten Umständen können wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

  • Gesundheitsdaten, einschließlich Informationen über eine möglicherweise bestehende Behinderung, soweit dies erforderlich ist, damit wir unserer gesetzlichen Pflicht zur angemessenen Anpassung unserer Leistungen entsprechen können, zum Beispiel, wenn wir für ein Interview besondere Vorkehrungen treffen müssen;

  • Daten über eventuelle Vorstrafen,. Nur wenn wir dazu gesetzlich oder aufgrund eines Vertrages mit einem Mandanten bezüglich der Position, um die sich der Kandidat beworben hat, verpflichtet sind. Vor der Durchführung solcher Hintergrundprüfungen wird der Kandidat von uns informiert. Sofern wir nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, führen wir diese nur mit der Zustimmung des Kandidaten durch.

  • Andernfalls verarbeiten wir Daten besonderer Kategorien nur mit Einwilligung des Kandidaten

Art und Weise der Erhebung personenbezogener Daten

Wir können personenbezogene Daten von Kandidaten direkt erheben, wenn sie sich bei uns registrieren oder mit uns bezüglich unserer Leistungen Kontakt aufnehmen, oder wenn wir zu ihnen Kontakt aufnehmen. Dies kann telefonisch oder per E-Mail geschehen.

Wir können über das gesamte Bewerbungs- und Vermittlungsverfahren hinweg Datenerheben, entweder direkt vom Kandidaten oder bei Vermittlungsagenturen, Anbietern von Hintergrundprüfungen, Jobbörsen oder bei Dritten, die den Kandidaten empfehlen.

Zuweilen erheben wir zusätzliche Informationen von Dritten wie ehemaligen Arbeitgebern, Wirtschaftsauskunfteien oder sonstigen Agenturen für Hintergrundprüfungen.

Wir können erheben Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen erheben, darunter auch aus sozialen Medien wie LinkedIn.

Wir können von unseren Mandanten im Laufe IhresBeschäftigung Feedback zu Ihrer Leistung einholen.

Verwendung personenbezogener Daten

Wenn ein Kandidat sich um eine Stelle bewirbt, verwenden wir die ihn betreffenden personenbezogenen Daten für die Erfüllung unseres Vertrages mit ihm oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir den Kandidaten betreffende personenbezogene Daten in folgenden Fällen:

  • zur Erbringung unserer Leistungen gegenüber dem Kandidaten. Unsere Leistungen bestehen in der Stellensuche für in unserer Datenbank registrierte Kandidaten und in der Präsentation solcher Kandidaten gegenüber unseren Mandanten.

  • um Kandidaten auf Stellenangebote hinzuweisen, die unseres Erachtens für sie von Interesse sein könnten, und im mit ihnen in Verbindung zu bleiben.

  • zur Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung zu dem Kandidaten.

Darüber hinaus Konnen wir personenbezogenen Daten verwenden:

  • um zu prüfen, ob der Kandidat im dem Land, in dem er eingesetzt oder angestellt werden soll, zur Beschäftigung berechtigt ist,

  • um seine Arbeitsfähigkeit nachzuprüfen;

  • um Überprüfungen im Rahmen des Auswahlverfahrens vor der Einstellung durchzuführen;

  • um uns über den Kandidaten vorliegende Informationen zu überprüfen, wofür wir ggf. auf öffentlich zugängliche Quellen zugreifen;

  • um zu verfolgen, wie der Kandidat unsere Informations- und Kommunikationssysteme nutzt und dadurch die Einhaltung unserer IT-Richtlinien sicherzustellen;

  • um die Netzwerk- und Datensicherheit zu gewährleisten – dies schließt auch die Verhinderung unbefugten Zugriffs auf unsere Computer- und Kommunikationssysteme und der Verbreitung von Schadsoftware mit ein; und

  • um anhand von Datenanalysen Untersuchungen zur Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterfluktuation durchzuführen.

Grundlagen der Verwendung personenbezogener Daten

Wir verwenden Kandidaten betreffende personenbezogene Daten ausschließlich im gesetzlich zulässigen Rahmen. Am häufigsten verarbeiten wir den Kandidaten betreffende personenbezogene Daten in folgenden Fällen:

  • für die Erfüllung des mit dem Kandidaten abgeschlossenen Vertrages;

  • zur Erfüllung einer uns obliegenden rechtlichen Verpflichtung;

  • wenn es für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, um den reibungslosen Ablauf unseres Geschäfts als Personalvermittlungsagentur zu gewährleisten, solange unsere Aktivitäten nicht unverhältnismäßig in Ihre Privatsphäre eingreifen; oder

  • in sonstigen Fällen mit Zustimmung des Kandidaten.

Nichtbereitstellung personenbezogener Daten

Wenn der Kandidat bestimmte Daten auf Anfrage nicht bereitstellt, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, können wir unsere Dienstleistungen oder den Vertrag, den wir mit ihm haben, möglicherweise nicht erfüllen (d. h. wir können ihn möglicherweise nicht unseren Mandanten präsentieren, oder er kann nicht in den Genuss bestimmter Vorteile kommen).

Zweckänderung

Wir verwenden den Kandidaten betreffende personenbezogene Daten ausschließlich für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, sofern wir nicht eine begründete Notwendigkeit sehen, sie für einen anderen, mit dem ursprünglichen Zweck vereinbaren Zweck zu verwenden. Wenn wir einen Kandidaten betreffende personenbezogene Daten für einen mit dem ursprünglichen Zweck nicht zusammenhängenden Zweck verwenden müssen, informieren wir ihn darüber und erläutern ihm die Rechtsgrundlage, auf der dies geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass wir einen Kandidaten betreffende Daten ohne dessen Wissen oder Einwilligung verarbeiten können, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.

Automatisierte Entscheidungsprozesse

Gegenwärtig beinhalten alle unsere Vermittlungsaktivitäten im Laufe des Verfahrens von Menschen getroffene Entscheidungen. Wir behalten uns jedoch vor, in Zukunft zur Durchführung eines vollständigen Auswahlverfahrens möglicherweise auch vollautomatische Technologien wie Expertensysteme oder Machine Learning zu nutzen, wenn dies sinnvoll ist und soweit es den örtlich geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Wir können automatisierte Prozesse verwenden, um die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, zu überprüfen, um die Informationen zu ergänzen die unseren Beratern zur Verfügung stehen.

Bei Bedarf werden wir die Zustimmung des Kandidaten zu einigen oder allen dieser Maßnahmen einholen. Wenn der Kandidat dem Profiling nicht zustimmt, werden die Chancen des Kandidaten, eine neue Beschäftigung zu finden, wahrscheinlich verringert.

Weitergabe und weitere Verwendung personenbezogener Daten

Wir geben Kandidaten betreffende personenbezogene Daten an folgende Dritte weiter, die diese für ihre eigenen Zwecke verarbeiten:

  • an potenzielle Mandanten, um eine geeigneten Stelle für den Kandidaten zu finden;

  • an den Mandanten, an den wir den Kandidaten vermitteln, zur Abwicklung unserer Beziehung zu ihm und zur Zahlung von Rechnungen;

  • an andere Personalagenturen und Vermittler, ggf. einschließlich des Dienstleistungsunternehmens des Kandidaten, um ihn auf eine Stelle zu vermitteln und zur Abwicklung unserer Beziehung zu ihm;

  • an natürliche oder juristische Personen, die über Informationen zu den Referenzen oder der Bewerbung des Kandidaten verfügen, wie zum Beispiel gegenwärtige, ehemalige oder künftige Arbeitgeber, Ausbilder bzw. Mentoren sowie Prüfungsgremien und Arbeits- und Personalagenturen;

  • an Dritte, die wir mit der Erbringung von Dienstleistungen für uns beauftragt haben, einschließlich KYC-Dienstleistungen (wie z. B. Referenz-, Qualifikations- und gegebenenfalls Überprüfungen von strafrechtlichen Verurteilungen), IT-Support, Mailings, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Hosting von Websites, andere externe Dienstleister, die Dienstleistungen in unserem Namen erbringen (z. B. an externe technischer Berater, Geschäftspartner und Angehörige von Beratungsberufen wie Rechtsanwälte, Wirtschafts- und Buchprüfer); und

  • an Steuer- und Revisionsbehörden oder sonstige Behörden weiter, wenn wir nach Treu und Glauben der Meinung sind, gesetzlich oder aufgrund sonstiger Vorschriften zur Weitergabe verpflichtet zu sein (beispielsweise auf Aufforderung einer Steuerbehörde oder im Zusammenhang mit einem drohenden Rechtsstreit).

Wir können Kandidatendaten wie Namen, Ihr Gehalt und Lebenslauf innerhalb der OJ-Gruppe, einschließlich an unsere internationalen Standorte, weitergeben, um Sie über eine andere Gesellschaft unserer Unternehmensgruppe vermitteln zu können. Zu diesem Zweck haben alle Standorte der OJ-Gruppe Zugriff auf unser zentrales System für die weltweite Vermittlung von Kandidaten.

Alle unsere externen Dienstleister und anderen Unternehmen innerhalb der OJ-gruppe sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Kandidaten betreffende personenbezogene Daten unseren Richtlinien entsprechend zu schützen. Wir gestatten es unseren externen Dienstleistern nicht, Kandidaten betreffende personenbezogene Daten für eigene Zwecke zu verwenden.

Wir können die Ergebnisse unseres Diversitäts- und Inklusionsmonitorings in anonymisierter Form weiterzugeben.

Speicherung personenbezogener Daten

Kandidaten betreffende Daten werden in unserer zentralen Datenbank gespeichert, die sich auf sicheren Servern innerhalb des EWR befindet. Auf die in unserer Datenbank enthaltenen Informationen können die Unternehmen unserer Gruppe von lokalen Standorten innerhalb des EWR ( in London, Dublin, Manchester, Amsterdam, Frankfurt, Mailand und Brüssel) und von unseren Standorten außerhalb des EWR (in den USA, Hongkong und Singapur) aus zugreifen.

Um ein angemessenes Schutzniveau für Kandidaten betreffende personenbezogene Daten sicherzustellen, haben wir den Anforderungen der EU entsprechende Verträge mit den außerhalb des EWR ansässigen Datenempfängern abgeschlossen, um zu gewährleisten, dass diese Kandidaten betreffende personenbezogene Daten in einer Weise behandeln, die dem Europäischen und britischen Datenschutzrecht entspricht.

Nähere Informationen zu diesen Schutzmaßnahmen erhalten Sie auf Anforderung unter der E-Mail-Adresse GDPR@oliverjames.com

Datensicherheit

Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Kandidaten betreffende Daten versehentlich vor unbeabsichtigtem Verlust sowie vor unrechtmäßiger Verwendung oder unrechtmäßigem Zugriff und vor Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Wir haben Verfahren für den Umgang mit vermuteten Verletzungen der Datensicherheit eingeführt und benachrichtigen in einem solchen Verdachtsfall die Kandidaten und die zuständige Aufsichtsbehörde, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Dauer der Verwendung von Kandidaten betreffenden personenbezogenen Daten?

Wir speichern Kandidaten betreffende personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, zu denen wir sie erhoben, erforderlich ist, zum Beispiel zur Erfüllung von gesetzlichen, Buchführungs- oder Meldepflichten.

Wir speichern Kandidaten betreffende Daten für verschiedene Zwecke, soweit dies für die Ausübung unserer Geschäftstätigkeit erforderlich ist. Kandidaten betreffende Daten speicher wir bis maximal 3 Jahre nach dem letzten Kontakt in unserem Hauptsystem. Danach werden sie anonymisiert, archiviert oder gelöscht.

Bestimmte archivierte Daten speichern wir möglicherweise bis zu 7 Jahre lang, um gesetzlichen, Buchführungs- oder Meldepflichten (oder im Land des Kandidaten geltenden entsprechenden Pflichten, zuzüglich eines weiteren Jahres) zu entsprechen. Die Speicherdauer personenbezogener Daten richtet sich nach den uns obliegenden gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten und branchenüblichen Standards. Diese Aufbewahrungsfristen für Daten können aufgrund von Änderungen der entsprechenden Gesetze und Vorschriften geändert werden, ohne dass es einer weiteren Ankündigung bedarf.

Wenn Sie Fragen zur Dauer der Speicherung Sie betreffender personenbezogener Daten haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an GDPR@oliverjames.com

Rechte von Kandidaten im Hinblick auf die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten

Es ist wichtig, dass die uns zur Verfügung stehenden personenbezogenen Daten über Kandidaten korrekt und aktuell sind. Sie werden daher gebeten, uns über während unserer Geschäftsbeziehung eintretende Änderungen in Ihren personenbezogenen Daten auf dem Laufenden zu halten.

Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

  • Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, was wir mit den Sie betreffenden personenbezogenen Daten tun. In der vorliegenden Datenschutzerklärung wird erläutert, wie wir sie verwenden. Wenn sich daran, was wir mit den Daten tun, etwas ändert, ergeht eine aktualisierte Fassung der vorliegenden Datenschutzerklärung an Sie.

  • Sie haben das Recht, der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen.

  • Sie haben das Recht auf Auskunft hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (allgemein bezeichnet als „Auskunftsverlangen von betroffenen Personen“). Dadurch sind Sie berechtigt, die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten in Kopie zu erhalten und zu prüfen, ob diese von uns rechtmäßig verarbeitet werden.

  • Sie haben das Recht, von uns die Aktualisierung personenbezogener Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Löschung von Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen. Wenn Sie uns bitten, die Sie betreffenden Daten zu löschen, sind wir nicht in der Lage, Ihnen gegenüber unsere Leistungen zu erbringen.

  • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, wenn wir uns bei der Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse berufen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verwendung Sie betreffender personenbezogener Daten für eine bestimmte Zeit zu verlangen. Wenn Sie uns bitten, die Verwendung der Sie betreffenden Daten einzuschränken, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, Ihnen gegenüber unsere Leistungen zu erbringen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Übermittlung von Informationen, die Sie uns bereitgestellt haben, in maschinenlesbarer Form an ein anderes Unternehmen zu verlangen.

  • Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an GDPR@oliverjames.com oder telefonisch an 0161 6940969.

Bestimmte Informationen müssen wir von Ihnen vielleicht anfordern, um Ihre Identität überprüfen und Ihr Recht auf Auskunft über die Informationen sicherstellen zu können (oder damit Sie Ihre sonstigen Rechte ausüben können).

Datensicherheit

Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Kandidaten betreffende Daten versehentlich vor unbeabsichtigtem Verlust sowie vor unrechtmäßiger Verwendung oder unrechtmäßigem Zugriff und vor Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Wir haben Verfahren für den Umgang mit vermuteten Verletzungen der Datensicherheit eingeführt und benachrichtigen in einem solchen Verdachtsfall die Kandidaten und die zuständige Aufsichtsbehörde, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Dauer der Verwendung von Kandidaten betreffenden personenbezogenen Daten?

Wir speichern Kandidaten betreffende personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, zu denen wir sie erhoben, erforderlich ist, zum Beispiel zur Erfüllung von gesetzlichen, Buchführungs- oder Meldepflichten.  

Wir speichern Kandidaten betreffende Daten für verschiedene Zwecke, soweit dies für die Ausübung unserer Geschäftstätigkeit erforderlich ist. Kandidaten betreffende Daten speicher wir bis maximal 3 Jahre nach dem letzten Kontakt in unserem Hauptsystem. Danach werden sie anonymisiert, archiviert oder gelöscht.

Bestimmte archivierte Daten speichern wir möglicherweise bis zu 7 Jahre lang, um gesetzlichen, Buchführungs- oder Meldepflichten (oder im Land des Kandidaten geltenden entsprechenden Pflichten, zuzüglich eines weiteren Jahres) zu entsprechen. Die Speicherdauer personenbezogener Daten richtet sich nach den uns obliegenden gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten und branchenüblichen Standards. Diese Aufbewahrungsfristen für Daten können aufgrund von Änderungen der entsprechenden Gesetze und Vorschriften geändert werden, ohne dass es einer weiteren Ankündigung bedarf.

Wenn Sie Fragen zur Dauer der Speicherung Sie betreffender personenbezogener Daten haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an GDPR@oliverjames.com

Rechte von Kandidaten im Hinblick auf die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten

Pflicht zur Mitteilung von Änderungen

  • Es ist wichtig, dass die uns zur Verfügung stehenden personenbezogenen Daten über Kandidaten korrekt und aktuell sind. Sie werden daher gebeten, uns über während unserer Geschäftsbeziehung eintretende Änderungen in Ihren personenbezogenen Daten auf dem Laufenden zu halten.

Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

  • Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, was wir mit den Sie betreffenden personenbezogenen Daten tun. In der vorliegenden Datenschutzerklärung wird erläutert, wie wir sie verwenden. Wenn sich daran, was wir mit den Daten tun, etwas ändert, ergeht eine aktualisierte Fassung der vorliegenden Datenschutzerklärung an Sie.

  • Sie haben das Recht, der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen.

  • Sie haben das Recht auf Auskunft hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (allgemein bezeichnet als „Auskunftsverlangen von betroffenen Personen“). Dadurch sind Sie berechtigt, die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten in Kopie zu erhalten und zu prüfen, ob diese von uns rechtmäßig verarbeitet werden.

  • Sie haben das Recht, von uns die Aktualisierung personenbezogener Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Löschung von Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen. Wenn Sie uns bitten, die Sie betreffenden Daten zu löschen, sind wir nicht in der Lage, Ihnen gegenüber unsere Leistungen zu erbringen.

  • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, wenn wir uns bei der Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse berufen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verwendung Sie betreffender personenbezogener Daten für eine bestimmte Zeit zu verlangen. Wenn Sie uns bitten, die Verwendung der Sie betreffenden Daten einzuschränken, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, Ihnen gegenüber unsere Leistungen zu erbringen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Übermittlung von Informationen, die Sie uns bereitgestellt haben, in maschinenlesbarer Form an ein anderes Unternehmen zu verlangen.

  • Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an GDPR@oliverjames.com oder telefonisch an 0161 6940969.

Bestimmte Informationen müssen wir von Ihnen abfragen, um Ihre Identität überprüfen und Ihr Recht auf Auskunft über die Informationen sicherstellen zu können (oder damit Sie Ihre sonstigen Rechte ausüben können).

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Dieser Transparenzhinweis kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden und wir werden die aktualisierte Version auf unserer Website veröffentlichen.

Netherlands transparantiemelding voor kandidaten

Oliver James (“wij” of “ons”) is de handelsnaam van Oliver James Associates BV, bedrijfsnummer58599606en hoofdkantoor op Amstelplein 1 19e verdiepi, 1096HA, Amsterdam

Wat is het doel van dit document?

In dit document wordt uitgelegd welke persoonsgegevens / persoonlijke informatie wij over u bewaren, hoe we deze verzamelen en hoe we informatie over onze relatie met u gebruiken en delen nadat deze is beëindigd. Verdere details over Oliver James en de ondernemingen van Oliver James, zijn terug te vinden op onze website. Mocht je vragen hebben over dit document, neem dan gerust contact met ons op via: GDPR@oliverjames.com

We zullen de gegevensbeschermingsbeginselen naleven bij het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Het is daarom belangrijk dat u deze kennisgeving leest (ook wel 'Transparantiemelding' genoemd), samen met elke andere privacy kennisgeving die wij u kunnen verstrekken bij specifieke gelegenheden wanneer we persoonlijke informatie verzamelen of verwerken.

Wij zijn een ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en verzamelen en gebruiken bepaalde informatie over u. Deze informatie wordt ook gebruikt door onze gelieerde entiteiten en groepsmaatschappijen. Daarom bevatten verwijzingen naar “wij” of “ons” in deze kennisgeving alle Oliver James-groepsmaatschappijen.

Deze kennisgeving is van toepassing op alle Kandidaten. In de context van deze kennisgeving, worden onder Kandidaten verstaan: contractanten en permanente rol kandidaten, inclusief vaste en full-time contractanten en PAYE-kandidaten (die rechtstreeks werken via een uitzendondernemingagentschap of via een overkoepelende onderneming), evenals mensen die een speculatief cv hebben verstrekt aan ons, niet in relatie tot een specifieke functie. Onder Kandidaten wordt tevens verstaan: Individuele aannemers, freelance werknemers en werknemers of leveranciers of andere derde partijen. (hierna gezamenlijk "Kandidaten" genoemd).

Hoewel de verwijzing naar Cliënten in deze transparantiemelding vanzelfsprekend is, dekt deze categorie onze klanten, klanten (waaronder managed serviceproviders en bedrijven voor outsourcing van wervingsverwerking) en anderen aan wie wij diensten verlenen in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten.

2. Welke persoonsgegevens mogen wij verzamelen?

Persoonsgegevens, of persoonlijke informatie, betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Het bevat geen gegevens waarvan de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens.

Voor Kandidaten mogen wij de volgende categorieën persoonsgegevens over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

  • uw naam, titel, adressen, telefoonnummers en persoonlijke e-mailadressen;

  • leeftijd / geboortedatum;

  • gender informatie;

  • familieleden en contactinformatie voor noodgevallen;

  • BSN-nummer / nationale verzekering (of equivalent in uw land) en alle andere belasting gerelateerde informatie;

  • uw salaris, jaarlijkse vakantie, pensioen- en uitkeringsinformatie;

  • uw recht op werkdocumentatie (bijvoorbeeld een paspoort of Immigratiestatusdocument zoals uiteengezet in de check-of-checklist

  • uw referenties en andere informatie opgenomen in een cv of begeleidende brief of als onderdeel van het aanvraagproces (inclusief psychometrische testscores en resultaten);

  • uw werkgeschiedenis en arbeidsregistratie (inclusief functietitels, werkuren, trainingsregistraties en professionele lidmaatschappen);

  • financiële informatie (waar we financiële achtergrondcontroles moeten uitvoeren);

  • informatie over uw interesses en behoeften met betrekking tot toekomstige tewerkstelling, zowel rechtstreeks verzameld als afgeleid, bijvoorbeeld van bekeken banen of gelezen artikelen op onze website;

  • IP-adres;

  • foto's;

  • feedback van klanten op uw uitvoering;

  • extra informatie die u ons wilt geven;

  • extra informatie die uw referenten ons over u willen geven; en

  • extra informatie die onze klanten ons over u kunnen vertellen of die we vinden van andere externe bronnen zoals vacaturesites.

Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens

We verwerken bijzondere persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:

  • Gezondheidsinformatie, inclusief informatie met betrekking tot een handicap, om te voldoen aan onze wettelijke verplichting om redelijke aanpassingen aan onze diensten aan te brengen, bijvoorbeeld als we speciale afspraken moeten maken voor een interview.

  • Informatie gerelateerd aan strafrechtelijke veroordelingen, wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer dit een contractuele voorwaarde is die door een Cliënt wordt opgelegd voor de functie waarvoor u zich hebt aangemeld. We nemen contact met u op voordat u dergelijke controles uitvoert. Als er geen wettelijke verplichting is om deze controles uit te voeren, doen we dit alleen met uw toestemming.

  • In andere gevallen zullen wij bijzonder of gevoelige persoonlijke informatie alleen verwerken met uw toestemming.

Hoe kunnen we uw persoonsgegevens verzamelen?

Wij kunnen persoonlijke informatie van u verzamelen wanneer u zich registreert bij ons of contact met ons opneemt over onze diensten of wanneer we contact met u opnemen. Dit kan per telefoon of e-mail zijn.

Wij kunnen informatie verzamelen tijdens het hele sollicitatie- en rekruteringsproces, hetzij rechtstreeks van u of van een wervingsbureau, leverancier van achtergrondcontroles, vacaturesites of verwijzingen door derden.

We kunnen soms aanvullende informatie verzamelen van derden (met uw toestemming), waaronder voormalige werkgevers, kredietreferentiesbureaus of andere instanties voor achtergrondcontrole.

We kunnen informatie verzamelen van openbaar beschikbare bronnen waaronder sociale mediasites zoals LinkedIn.

We kunnen feedback verzamelen van onze klanten over uw prestaties tijdens uw tewerkstelling.


Met welk doel mogen we uw persoonsgegevens gebruiken?

Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken om onze diensten voor jou te verlenen of een contract met u uit te voeren, of om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van dit contract, samen met u. Om dit te doen, zullen wij uw persoonlijke informatie in de volgende situaties verwerken:

  • om onze diensten aan u te leveren. Onze diensten bestaan uit het lokaliseren van werk voor personen die zijn geregistreerd in onze database van Kandidaten en het introduceren van dergelijke Kandidaten aan onze Klanten; en

  • om contact met u op te nemen (waaronder via e-mail) over taken waarvan wij denken dat u misschien geïnteresseerd bent en om contact met u te houden; en

  • om onze relatie met u te beheren.

We zullen uw persoonsgegevens ook gebruiken om:

  • te controleren of u wettelijk gerechtigd bent om te werken in het land waar u een opdracht heeft of in loondienst bent.

  • vaststellen hoe fit u bent om te werken;

  • screeningcontroles vóór de tewerkstelling uitvoeren;

  • informatie over u verifiëren die we kunnen gebruiken met behulp van openbaar beschikbare bronnen;

  • (indien van toepassing) uw gebruik van onze informatie- en communicatiesystemen te controleren om ervoor te zorgen dat ons IT-beleid wordt nageleefd;

  • zorgen voor netwerk- en informatiebeveiliging, inclusief het voorkomen van ongeoorloofde toegang tot onze computer- en elektronische communicatiesystemen en het voorkomen van de distributie van schadelijke software; en

  • gegevensanalysestudies uitvoeren om de retentie en uitputtingspercentages van medewerkers te evalueren en beter te begrijpen.

 

Wat zijn de wettelijke grondslagen voor ons om uw persoonlijke informatie te gebruiken?

We zullen uw persoonlijke informatie alleen gebruiken als de wet ons dat toestaat. Meestal zullen we uw persoonsgegevens gebruiken in de volgende omstandigheden:

  • waar we het contract moeten uitvoeren, dat we met u zijn aangegaan, inclusief de pre-contractuele fase;

  • waar we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;

  • waar het noodzakelijk is voor onze legitieme belangen om te zorgen voor een goed verloop van ons bedrijf als wervingsbureau. We mogen dit doen zolang onze activiteiten niet onevenredig inbreuk maken op uw privacy; of

  • als u uw toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.


Als u geen persoonlijke informatie verstrekt

Als u op verzoek bepaalde informatie niet verstrekt, is het mogelijk dat we onze diensten niet voor u kunnen verrichten of het contract dat we met u zijn aangegaan, niet kunnen uitvoeren (zoals u voorstellen aan onze klanten of u een voordeel bieden).


Verandering van doel

Wij zullen uw persoonlijke informatie uitsluitend gebruiken voor de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs vinden dat we deze om een andere reden moeten gebruiken en dat de reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Als we uw persoonsgegevens gegevens moeten gebruiken voor een niet-verwant doel, zullen we u hiervan op de hoogte stellen en zullen we de juridische basis toelichten die ons daartoe in staat stelt.

Houd er rekening mee dat we uw persoonsgegevens kunnen verwerken zonder uw medeweten of toestemming, voor zover wettelijk vereist of toegestaan.


Geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling

Hoewel onze rekruteringsactiviteiten op dit moment betrekking hebben op besluitvorming door mensen tijdens het proces, kunnen we in de toekomst volledig geautomatiseerde technologieën gebruiken, zoals expertsystemen of machine learning, om een kandidaat-selectieproces van begin tot eind te voltooien, waar nodig en in overeenstemming met lokale wetten en vereisten. Het kan voorkomen dat wij geautomatiseerde processen inzetten om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens te analyseren, dit om de informatie reeds beschikbaar voor onze consultants aan te vullen.

Waar benodigd zullen we uw toestemming vragen om sommige of al deze activiteiten uit te voeren. Als u geen toestemming geeft voor profilering, dan verkleint dit waarschijnlijk de kans dat we met succes een nieuwe baan voor u vinden.


Met wie mogen we uw persoonsgegevens delen en met welk doel?

We kunnen uw persoonlijke informatie delen met de volgende derden en zij kunnen persoonlijke informatie over u voor hun eigen doel verwerken:

  • potentiële klanten om u een geschikte positie te vinden;

  • de klant waarmee wij u plaatsen om onze relatie te beheren en om facturen te betalen;

  • andere wervingsbureaus en tussenpersonen, inclusief uw servicebedrijf (indien van toepassing) om u te plaatsen voor een positie en voor het beheer van onze relatie;

  • personen en organisaties die informatie bijhouden met betrekking tot uw referentie of aanvraag om met ons samen te werken, zoals huidige, vroegere of toekomstige werkgevers, opleiders en onderzoeksinstanties en arbeidsbureaus en wervingsbureaus;

  • derden die we hebben behouden voor het verlenen van diensten aan ons, waaronder KYC services (zoals referenties, kwalificaties en checks op strafrechtelijke veroordelingen), IT-ondersteuning, e-mailservices, loonadministratie, website hosting, en andere derde partijen die namens ons diensten verrichten (waaronder externe technische consultants, zakenpartners en professionele adviseurs zoals juristen, auditors en accountants); and

  • belasting-, audit- of andere autoriteiten, wanneer we te goeder trouw van mening zijn dat de wet of andere regelgeving ons verplicht deze gegevens te delen (bijvoorbeeld vanwege een verzoek van een belastingdienst of in verband met een verwachte rechtszaak).

We kunnen kandidaatgegevens, zoals uw naam, salaris en cv, delen binnen de OJ-groep, inclusief onze internationale kantoren, om u via een ander groepsbedrijf te plaatsen. Alle kantoren binnen de OJ-groep hebben toegang tot ons gecentraliseerde systeem voor het plaatsen van kandidaten wereldwijd.

Al onze externe dienstverleners en andere entiteiten in de OJ-groep zijn verplicht om gepaste beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonlijke informatie te beschermen in overeenstemming met ons beleid. We staan niet toe dat onze externe serviceproviders uw persoonsgegevens gebruiken voor hun eigen doeleinden.

We kunnen de resultaten van onze diversiteits- en inclusiemonitoring op geanonimiseerde basis delen.


Waar slaan we uw persoonsgegevens op?

We slaan uw informatie op in onze centrale database die wordt bewaard op beveiligde servers binnen de EER. Informatie over onze database is toegankelijk voor onze groepsmaatschappijen van lokale kantoren in de EER (Londen, Dublin, Manchester, Amsterdam, Frankfurt, Milaan en Brussel) en onze kantoren buiten de EER (Verenigde Staten, Hong Kong en Singapore).

Om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie voldoende bescherming geniet, hebben we een door de EU goedgekeurd contract met de ontvangers buiten de EER opgesteld om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie door die partijen wordt behandeld op een manier die in overeenstemming is met en die respecteert de EU- en Britse wetgeving inzake gegevensbescherming.

Als u meer informatie wenst over deze beschermingsmaatregelen, kunt u deze opvragen bij GDPR@oliverjames.com


Gegevensbeveiliging

We hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt of geopend op een ongeoorloofde manier, gewijzigd of openbaar gemaakt. We hebben procedures ingesteld voor het omgaan met vermeende inbreuken op de gegevensbeveiliging en stellen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte van een vermoede schending wanneer dit wettelijk verplicht is.


Hoelang gebruiken we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om de doelen te bereiken waarvoor we deze hebben verzameld, inclusief met het oog op het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

We zullen uw persoonsgegevens voor een aantal doeleinden bewaren, indien nodig om ons in staat te stellen onze activiteiten uit te voeren. Uw informatie wordt maximaal 1 jaar bewaard vanaf het laatste contactpunt op onze hoofdsystemen, waarna het zal worden geanonimiseerd, gearchiveerd of verwijderd.

Sommige gearchiveerde informatie kan maximaal 7 jaar worden bewaard om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen (of gelijkwaardig in uw land, wettelijke verplichting, plus 1 jaar). Elke bewaring van persoonsgegevens zal gebeuren in overeenstemming met wettelijke of reglementaire verplichtingen en met industriestandaarden. Deze bewaartermijnen voor gegevens kunnen zonder verdere kennisgeving worden gewijzigd als gevolg van wijzigingen in de bijbehorende wet- of regelgeving.

Als u vragen hebt over het bewaren van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met GDPR@oliverjames.com


Uw rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens

Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die we over u hebben, juist en actueel is. Houd ons op de hoogte als uw persoonsgegevens veranderen tijdens uw relatie met ons.

Uw rechten in verband met uw persoonlijke informatie

  • U heeft het recht om geïnformeerd te worden over wat wij doen met uw persoonsgegevens. Dit bericht beschrijft hoe we het gebruiken. Als we wijzigen wat we doen, bieden we u een bijgewerkte versie van deze kennisgeving.

  • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u ons vraagt om uw persoonsgegevens te verwijderen, kunnen we onze diensten niet aan u leveren.

  • U heeft het recht om toegang tot uw persoonlijke informatie te vragen (algemeen bekend als een "toegangsverzoek voor een persoon"). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die we over u bewaren en controleren of we deze op rechtmatige wijze verwerken.

  • U heeft het recht om ons te verzoeken de persoonlijke informatie die wij over u hebben bij te werken.

  • U heeft het recht om ons te verzoeken de informatie die wij over u hebben te verwijderen. Als u ons vraagt om uw persoonsgegevens te verwijderen, kunnen we onze diensten niet aan u leveren.

  • U heeft het recht om ons te vragen om te stoppen met het verwerken van persoonlijke informatie waar we gerechtvaardigd belang voor hebben en er is iets aan uw specifieke situatie waardoor u bezwaar wilt maken tegen verwerking op deze grond. . Als u ons vraagt om ons gebruik van uw persoonlijke gegevens te stoppen, kunnen we u misschien niet van onze diensten voorzien.

  • U heeft het recht om ons te vragen om te beperken hoe wij uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode gebruiken. Als u ons vraagt om ons gebruik van uw persoonsgegevens te beperken, kunnen we u misschien niet van onze diensten voorzien.

  • U heeft het recht om ons te verzoeken informatie die u ons hebt verstrekt in een formaat dat op de computer kan worden gelezen aan een andere organisatie te sturen,

Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met GDPR@oliverjames.com of +44 0161 6940969. We zullen specifieke informatie van u moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot de informatie te waarborgen (of om uw andere rechten uit te oefenen).

Wijzigingen in deze transparantiemelding

Deze transparantieverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt en we zullen de bijgewerkte versie op onze website plaatsen.

Ireland transparency notice for candidates

Oliver James (“we” "our" or “us”) is the trading name of Oliver James Associates Limited, company number 04447784 and registered office at No 1 Spinningfields, Hardman Square, Manchester, M3 3EB.

What is the purpose of this document? 

This notice explains what personal data/personal information Oliver James (we, our and us) hold about you, how we collect it, and how we use and may share information about you during our relationship with you and after it ends. Further details about Oliver James, and the companies within Oliver James, are available on our website. If you have any questions about this notice, please contact: GDPR@oliverjames.com

We will comply with data protection principles when gathering and using personal information. It is therefore important that you read this notice together with any other privacy notice we may provide on specific occasions when we are collecting or processing personal information.

We are a ‘data controller’ and gather and use certain information about you. This information is also used by our affiliated entities and group companies, and so, in this notice, references to ‘we’ , 'our' or ‘us’ includes all Oliver James group companies.

This notice applies to all Candidates. For the purposes of this notice, Candidates include: contractors and permanent role candidates, including fixed and full-time contractors and PAYE candidates working directly via an agency or through an umbrella company; as well as people who have supplied a speculative CV to Oliver James not in relation to a specific job. Candidates also includes individual contractors, freelance workers and employees of suppliers or other third parties put forward for roles with clients (“Clients”) as part of a managed service provider programme or recruitment processing outsourcing service offering or otherwise will be treated as candidates for the purposes of this Transparency Notice.

Whilst the reference to Clients in this Transparency Notice is, in itself self-explanatory, this category covers our customers, clients (which includes managed service providers and recruitment processing outsourcing companies) and others to whom Oliver James provides services in the course of its business.

What personal information may we collect?

Personal data means any information relating to an identified of identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly. It does not include data where the identity has been removed (anonymous data).

For Candidates we may collect, store and use the following categories of personal information about you:

  • your name, title, addresses, telephone numbers, and personal email addresses;

  • age/date of birth;

  • gender information;

  • next of kin and emergency contact information;

  • social security number/national insurance (or equivalent in your country) and any other tax-related information;

  • your salary, annual leave, pension and benefits information;

  • your right to work documentation (for example a passport number, driving licence or Immigration Status Document as set out in the Home Office's right to work checklist, which can be found here (or equivalent in your country):

  • your references and other information included in a CV or cover letter or as part of the application process (including psychometric test scoring and results);

  • your work history and employment records (including job titles, working hours, training records and professional memberships);

  • financial information (where we need to carry out financial background checks);

  • information on your interests and needs regarding future employment, both collected directly and inferred, for example from jobs viewed or articles read on our website;

  • IP address;

  • photographs;

  • feedback from Clients on your performance;

  • extra information that you choose to tell us;

  • extra information that your referees choose to tell us about you; and

  • extra information that our Clients may tell us about you, or that we find from other third-party sources such as job sites.

We may process special categories of personal information in the following limited circumstances:

  • Health information, including information relating to any disability, to comply with our legal obligation to make reasonable adjustments to our services, for example, if we need to make special arrangements for interview.

  • Information about you relating to criminal convictions where required by law or where this is a condition of contract imposed by a Client for the position you have applied for.  We will contact you prior to carrying out such checks.  If there is no legal obligation to undertake these checks we only do so with your consent.

  • Otherwise we will only process special category information with your consent.

How could we collect your personal information? 

We may collect personal information from you directly when you register with us or contact us about our services or when we make contact with you. This may be by telephone or email.

We may collect information throughout the application and recruitment process, either directly from you or from a recruitment agency, background check provider, job boards or third-party referrals.

We may sometimes collect additional information from third parties including former employers, credit reference agencies or other background check agencies. 

We may collect information from publicly available sources including social media sites such as LinkedIn.

We may collect feedback from our Clients on your performance during the course of your engagement.

For what purpose may we use your personal information?

We may use your personal information to perform our services for you to perform a contract with you, or to take steps prior to entering into a contract, with you. To do this, we may process your personal information in the following situations:

  • to provide our services to you. Our services consist of locating work for persons registered on our database of Candidates and introducing such Candidates to our Clients; and

  • to contact you (including by email) about jobs that we think you may be interested in and to keep in touch with you; and

  • to manage our relationship with you.

We may also use your personal information to:

  • check you are legally entitled to work in the country where you are assigned or employed.

  • ascertain your fitness to work;

  • carry out pre-employment screening checks;

  • verify information about you which we may do using publicly available sources;

  • (if applicable) monitor your use of our information and communication systems to ensure compliance with our IT policies;

  • ensure network and information security, including preventing unauthorised access to our computer and electronic communications systems and preventing malicious software distribution; and

  • conducting data analytics studies to review and better understand employee retention and attrition rates.

What are the bases for us to use your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to do so. Most commonly, we will use your personal information in the following circumstances:

  • where we need to perform the contract, we have entered into with you;

  • where we need to comply with a legal obligation;

  • where it is necessary for our legitimate interests to ensure the smooth running of our business as a recruitment agency long as our activities do not disproportionately intrude your privacy or where you have provided consent for us to use your information.

If you fail to provide personal information

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform our services or the contract we have entered into with you (such as introducing you to our Clients or providing you a benefit).

Change of purpose

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, where this is required or permitted by law.

Automated Decision-Making 

Although at present all our recruitment activities involve human-decision making during the process, we may in the future use fully automated technologies such as expert systems or machine learning to complete a Candidate selection process from end-to-end, where appropriate and in accordance with any local laws and requirements. We may use automated processes to review the personal information you have provided to us, to supplement the information available to our consultants.

Where required, we will seek your consent to carry out some or all of these activities. If you do not provide consent to profiling this is likely to decrease the likelihood of us successfully finding you a new job.

Who may share your personal data with and for what purpose?

We may share your personal information with the following third parties and they might process personal information about you for their own purpose: 

  • potential Clients to find you a suitable position;

  • the Client that we place you with to manage our relationship and to make payment of invoices;

  • other recruitment agencies and intermediaries, including your service company (if applicable) to place you for a position and for the management of our relationship;

  • individuals and organisations who hold information related to your reference or application to work with us, such as current, past or prospective employers, educators and examining bodies and employment and recruitment agencies; third parties who we have retained to provide services to use, including KYC services (such as reference, qualification and, if applicable, criminal convictions checks.

IT support, mailing services, payroll, website hosting, other third-party service providers who perform services on our behalf (including external technical consultants, business associates and professional advisers such as lawyers, auditors and accountants, tax, audit, or other authorities, when we believe in good faith that the law or other regulation requires us to share this data (for example, because of a request by a tax authority or in connection with any anticipated litigation).

We may share candidate details such as your name, salary and CV within the OJ group, including our international offices, for the purpose of placing you via another group company. All offices within the OJ group have access to our centralised system for placing candidates globally.

All of our third-party service providers and other entities in the OJ group are required to take appropriate security measures to protect your personal information in line with our policies. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes.

​We may share the results of our diversity and inclusion monitoring on an anonymised basis.

Where will we store your personal information?

We will store your information on our central database which is held on secure servers within the EEA.  Information on our database may be accessed by our Group companies from local offices within the EEA (London, Dublin, Manchester, Amsterdam, Frankfurt, Milan and Brussels) and our offices located outside the EEA [United States, Hong Kong and Singapore.  

To ensure your personal information does receive an adequate level of protection, we have put in place EU approved contract with the data recipients outside the EEA to ensure that your personal information is treated by those parties in a way that is consistent with and which respects the EU and UK laws on data protection.

If you require further information these protective measures you can request it from GDPR@oliverjames.com.

Data Security

We have put in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

How long will we use your personal information for?

How long will we use your personal information for?

We will only keep your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

We will retain your personal information for a number of purposes, as necessary to allow us to carry out our business.  Your information will be kept for up to 3 years from the last point of contact on our main systems after which time it will be anonymised, archived or deleted.

Some of the archived information may be retained for up to 7 years for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements (or equivalent in your country such statutory requirement, plus 1 year). Any retention of personal data will be done in compliance with legal or regulatory obligations and with industry standards.  These data retention periods are subject to change without further notice as a result of changes to associated law or regulations.

If you have any questions in relation to the retention of your personal data, please contact GDPR@oliverjames.com

Your rights in relation to our processing of your personal data

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please keep us informed if any of your personal information changes during your relationship with us.

Your rights in connection with personal information

  • You have the right to be informed about what we are doing with your personal data. This notice sets out how we use it. If we change what we are doing we will provide you with an updated version of this notice. 

  • You have the right to object to the processing of your personal data.

  • You have the right to request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal information we hold about you and to check that we are lawfully processing it.

  • You have the right to request us to update the personal information we hold about you.

  • You have the right to request us to delete the information we hold about you. If you ask us to delete your personal information we will not be able to provide our services to you.

  • You have the right to ask us to stop processing personal information where we are relying on a legitimate interest and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground.

  • You have the right to ask us to restrict how we use your personal data for a period of time. If you ask us to restrict our use of your personal data, we may not be able to provide you with our services.   

  • You have the right to request us to send another organisation, information that you have provided to us in a format that can be read by computer. 

If you want to exercise your rights please contact GDPR@oliverjames.com or 0161 6940969.

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the information (or to exercise any of your other rights).

Changes to this transparency notice 

This transparency notice may be updated from time to time and we will post the updated version onto our website.


Datenschutzerklärung gegenüber Kandidaten

Gegenstand

Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung erläutern wir Ihnen gegenüber, welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten (bzw. Informationen) bei Oliver James Associates (Switzerland) AG, Baarerstrasse 10, 6300 Zug, Schweiz (im Folgenden „Oliver James“ oder „wir“) bearbeitet werden, wie wir diese erheben und verwenden und wie wir sie während unserer Beziehung zu Ihnen möglicherweise weitergeben. Weitere Einzelheiten über Oliver James und verbundene Unternehmen von Oliver James finden Sie auf unserer Website. Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung haben, wenden Sie sich bitte an:Switzerland.DPO@oliverjames.com

Bei der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten halten wir uns an die Grundsätze des Datenschutzes. Es ist daher wichtig, dass Sie diese Datenschutzerklärung sowie alle weiteren Datenschutzerklärungen, die wir Ihnen ggf. bei der Erhebung oder Verarbeitung personenbezogener Daten zukommen lassen, aufmerksam durchlesen.

Wir gelten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (im Folgenden „DSGVO“) und des Bundesgesetzes über den Datenschutz (im Folgenden „DSG“) als „Verantwortlicher“ und erheben und verwenden bestimmte Sie betreffende Daten. Diese Daten werden auch von uns nahestehenden Gesellschaften und Unternehmen unserer Gruppe verwendet. Daher bezieht sich „wir“ im vorliegenden Dokument auf alle Gesellschaften der Oliver-James-Gruppe.

Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt gegenüber allen Kandidaten. Zu den Kandidaten im Sinne dieser Erklärung gehören: Kandidaten für unbefristete und befristete Positionen gemäss unseren Personalvermittlungs- und Personalverleihdienstleistungen, sowie für unabhängige Dienstleistungserbringer, sowie gegenüber Bewerbern, die Oliver James ihren Lebenslauf im Rahmen einer Initiativbewerbung ohne Bezug zu einem konkreten Stellenangebot zugeschickt haben.

Obgleich sich der Begriff „Klient“ im Rahmen der vorliegenden Datenschutzerklärung von selbst erklärt, sei darauf hingewiesen, dass er unsere Kunden, Auftraggeber und sonstige Dritte umfasst, denen gegenüber Oliver James Dienstleistungen erbringt.

Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir betreiben, ist unser Datenschutzbeauftragter (No 1 Spinningfields, Hardman Square, Manchester, England, M3 3EB), soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen, und zwar für alle Gesellschaften der Oliver James-Gruppe (geben Sie aber wenn möglich an, auf welche Sie sich beziehen): No 1 Spinningfields, Hardman Square, Manchester, England, M3 3EB, Switzerland.DPO@oliverjames.com.

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche oder juristische Person. Als bestimmbar wird eine Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Daten und Informationen, aus denen sich keine Rückschlüsse auf die Identität des Betroffenen ziehen lassen, (anonymisierte Daten), zählen nicht dazu.

Wir können die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Kandidaten erheben, speichern und verwenden:

  • Name, Position, Anschrift, Telefonnummern und private E-Mail-Adressen;

  • Alter/Geburtsdatum;

  • Geschlecht;

  • Kontaktangaben zum nächsten Angehörigen oder sonstigen Ansprechpartner bei Notfällen;

  • AHV-Nummer (oder entsprechende im Land des Kandidaten verwendete Sozialversicherungsnummern);

  • Gehalt, Urlaubsanspruch, Angaben zu Sozialleistungen;

  • Unterlagen betreffend die Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung in der Schweiz (z. B. Angaben im Reisepass, Aufenthaltsausweis, Identitätskarte);

  • Referenzen über den Kandidaten und sonstige in seinen Bewerbungsunterlagen, seinem Lebenslauf oder seinem Anschreiben enthaltene oder im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gemachte Angaben (Einschließlich der Ergebnisse psychometrischer Tests);

  • Informationen zum beruflichen Werdegang und Aufzeichnungen über frühere Beschäftigungsverhältnisse (einschließlich Positionsbezeichnung, Arbeitszeit, Schulungsnachweisen und Mitgliedschaften in Berufsorganisationen und -verbänden);

  • ggf. Finanzinformationen (sofern wir Ihren wirtschaftlichen Hintergrund prüfen müssen);

  • (direkt erhobene oder z. B. aus den auf unserer Website abgerufenen Stellenangeboten oder Artikeln abgeleitete) Informationen über berufliche Interessen und Bedürfnisse im Hinblick auf künftige Anstellungen;

  • IP-Adresse;

  • die mit den Bewerbungsunterlagen zur Verfügung gestellten Fotos;

  • Rückmeldungen von Klienten über die vom Kandidaten gezeigte Leistung;

  • weitere, vom Kandidaten freiwillig gemachte Angaben;

  • zusätzliche Angaben, die Referenzen des Kandidaten uns gegenüber von sich aus gemacht haben, und

  • zusätzliche Informationen, die uns ggf. Klienten über den Kandidaten zukommen lassen oder die wir aus externen Quellen, z. B. von Einsatzorten, über den Kandidaten erlangen.

Unter den folgenden begrenzten Umständen können wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

  • Zur Verfügung gestellte Gesundheitsdaten, einschließlich Informationen über eine möglicherweise bestehende Behinderung, soweit dies erforderlich ist, damit wir unserer gesetzlichen Pflicht zur angemessenen Anpassung unserer Leistungen entsprechen können, zum Beispiel, wenn wir für ein Interview besondere Vorkehrungen treffen müssen und soweit wir die Zustimmung des Kandidaten erhalten;

  • Daten über eventuelle Vorstrafen, nur wenn wir dazu gesetzlich oder aufgrund eines Vertrages mit einem Klienten bezüglich der Position, um die sich der Kandidat beworben hat, verpflichtet sind. Vor der Durchführung solcher Hintergrundprüfungen wird der Kandidat von uns informiert. Sofern wir nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, führen wir diese nur mit der Zustimmung des Kandidaten durch.

  • Andernfalls verarbeiten wir Daten besonderer Kategorien nur mit Einwilligung des Kandidaten.

Art und Weise der Erhebung personenbezogener Daten

Wir können personenbezogene Daten von Kandidaten direkt erheben, wenn sie sich bei uns registrieren oder mit uns bezüglich unserer Leistungen Kontakt aufnehmen, oder wenn wir zu ihnen Kontakt aufnehmen. Dies kann telefonisch oder per E-Mail geschehen.

Wir können über das gesamte Bewerbungs- und Vermittlungsverfahren hinweg Daten erheben, entweder direkt vom Kandidaten oder bei Vermittlungsagenturen, Anbietern von Hintergrundprüfungen, Jobbörsen oder bei Dritten, die den Kandidaten empfehlen sofern dies verhältnissmässig und gemäss unten angegebenem Zweck erforderlich ist.

Zuweilen erheben wir zusätzliche Informationen von Dritten wie ehemaligen Arbeitgebern, Wirtschaftsauskunfteien oder sonstigen Agenturen für Hintergrundprüfungen sofern dies verhältnismäßig ist und gemäss unten angegebenem Zweck erforderlich ist.

Wir können Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen erheben, darunter auch aus sozialen Medien wie LinkedIn.

Wir können von unseren Klienten im Laufe Ihres Beschäftigung Feedback zu Ihrer Leistung einholen.

Zweck der Verwendung personenbezogener Daten

Wenn ein Kandidat sich um eine Stelle bewirbt, verwenden wir die ihn betreffenden personenbezogenen Daten für die Erfüllung unseres Vertrages mit ihm oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir den Kandidaten betreffende personenbezogene Daten in folgenden Fällen:

  • zur Erbringung unserer Leistungen gegenüber dem Kandidaten. Unsere Leistungen bestehen in der Stellensuche für in unserer Datenbank registrierte Kandidaten und in der Präsentation solcher Kandidaten gegenüber unseren Klienten.

  • um Kandidaten auf Stellenangebote hinzuweisen, die unseres Erachtens für sie von Interesse sein könnten, und mit ihnen in Verbindung zu bleiben.

  • zur Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung zu dem Kandidaten.

Darüber hinaus können wir personenbezogenen Daten , soweit erlaubt auch für folgende Zwecke bearbeiten:

  • um zu prüfen, ob der Kandidat im dem Land, in dem er eingesetzt oder angestellt werden soll, zur Beschäftigung berechtigt ist,

  • um seine Arbeitsfähigkeit nachzuprüfen;

  • um Überprüfungen im Rahmen des Auswahlverfahrens vor der Einstellung durchzuführen;

  • um uns über den Kandidaten vorliegende Informationen zu überprüfen, wofür wir ggf. auf öffentlich zugängliche Quellen zugreifen;

  • um zu verfolgen, wie der Kandidat unsere Informations- und Kommunikationssysteme nutzt und dadurch die Einhaltung unserer IT-Richtlinien sicherzustellen;

  • um die Netzwerk- und Datensicherheit zu gewährleisten – dies schließt auch die Verhinderung unbefugten Zugriffs auf unsere Computer- und Kommunikationssysteme und der Verbreitung von Schadsoftware mit ein; und

  • um anhand von Datenanalysen Untersuchungen zur Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterfluktuation durchzuführen.

Rechtsgrundlagen der Verwendung personenbezogener Daten

Wir verwenden Kandidaten betreffende personenbezogene Daten ausschließlich im gesetzlich zulässigen Rahmen. Wir verarbeiten den Kandidaten betreffende personenbezogene Daten in folgenden Fällen:

  • für die Erfüllung des mit dem Kandidaten abgeschlossenen Vertrages;

  • zur Erfüllung einer uns obliegenden rechtlichen Verpflichtung;

  • wenn es für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, um den reibungslosen Ablauf unseres Geschäfts als Personalvermittlungs- und Personalverleihagentur zu gewährleisten, solange unsere Aktivitäten nicht unverhältnismäßig in Ihre Privatsphäre eingreifen; oder

  • in sonstigen Fällen mit Zustimmung des Kandidaten.

Nichtbereitstellung personenbezogener Daten

​Wenn der Kandidat bestimmte Daten auf Anfrage nicht bereitstellt, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, unsere Dienstleistungen oder den Vertrag, den wir mit ihm haben, zu erfüllen (d. h. wir können ihn möglicherweise nicht unseren Klienten präsentieren, oder er kann nicht in den Genuss bestimmter Vorteile kommen).

Zweckänderung

​Wir verwenden den Kandidaten betreffende personenbezogene Daten ausschließlich für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, sofern wir nicht eine begründete Notwendigkeit sehen, sie für einen anderen, als den ursprünglich vereinbaren Zweck zu verwenden. Wenn wir einen Kandidaten betreffende personenbezogene Daten für einen mit dem ursprünglichen Zweck nicht zusammenhängenden Zweck verwenden müssen, informieren wir ihn darüber vorgängig und erläutern ihm die Rechtsgrundlage, auf der dies geschieht.

Automatisierte Entscheidungsprozesse

​Gegenwärtig beinhalten alle unsere Vermittlungsaktivitäten im Laufe des Verfahrens von Menschen getroffene Entscheidungen. Wir behalten uns jedoch vor, in Zukunft zur Durchführung eines vollständigen Auswahlverfahrens möglicherweise auch vollautomatische Technologien wie Expertensysteme oder Machine Learning zu nutzen, wenn dies sinnvoll ist und soweit es den örtlich geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Wir können automatisierte Prozesse verwenden, um die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, zu überprüfen, um die Informationen zu ergänzen, die unseren Beratern zur Verfügung stehen.

Bei Bedarf werden wir die Zustimmung des Kandidaten zu diesen Maßnahmen einholen. Wenn der Kandidat dem Profiling nicht zustimmt, werden die Chancen des Kandidaten, eine neue Beschäftigung zu finden, wahrscheinlich verringert.

Weitergabe und weitere Verwendung personenbezogener Daten

​Wir geben Kandidaten betreffende personenbezogene Daten im Rahmen der genannten Zwecke an folgende Empfänger weiter:

  • an potenzielle Klienten, um eine geeigneten Stelle für den Kandidaten zu finden;

  • an den Klienten, an den wir den Kandidaten vermitteln, zur Abwicklung unserer Beziehung zu ihm und zur Zahlung von Rechnungen;

  • an andere Personalagenturen und Vermittler, ggf. einschließlich des Dienstleistungsunternehmens des Kandidaten, um ihn auf eine Stelle zu vermitteln und zur Abwicklung unserer Beziehung zu ihm;

  • an natürliche oder juristische Personen, die über Informationen zu den Referenzen oder der Bewerbung des Kandidaten verfügen, wie zum Beispiel gegenwärtige, ehemalige oder künftige Arbeitgeber, Ausbilder bzw. Mentoren sowie Prüfungsgremien und Arbeits- und Personalagenturen;

  • an Dritte, die wir mit der Erbringung von Dienstleistungen für uns beauftragt haben, einschließlich KYC-Dienstleistungen (wie z. B. Referenz-, Qualifikationsprüfungen), IT-Support, Mailings, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Hosting von Websites, andere externe Dienstleister, die Dienstleistungen in unserem Namen erbringen (z. B. an externe technischer Berater, Geschäftspartner und Angehörige von Beratungsberufen wie Rechtsanwälte, Wirtschafts- und Buchprüfer); und

  • an Steuer- und Revisionsbehörden oder sonstige Behörden, wenn wir nach Treu und Glauben der Meinung sind, gesetzlich oder aufgrund sonstiger Vorschriften zur Weitergabe verpflichtet zu sein (beispielsweise auf Aufforderung einer Steuerbehörde oder im Zusammenhang mit einem drohenden Rechtsstreit).

Sofern der Zweck dies erfordert, können Kandidatendaten wie Namen, Ihr Gehalt und Lebenslauf innerhalb der OJ-Gruppe, einschließlich an unsere internationalen Standorte, weitergeben werden, um Sie über eine andere Gesellschaft unserer Unternehmensgruppe vermitteln zu können. Zu diesem Zweck haben alle Standorte der OJ-Gruppe Zugriff auf unser zentrales System für die weltweite Vermittlung von Kandidaten.

Alle unsere externen Dienstleister und anderen Unternehmen innerhalb der OJ-gruppe sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Kandidaten betreffende personenbezogene Daten unseren Richtlinien entsprechend zu schützen. Wir gestatten es unseren externen Dienstleistern nicht, Kandidaten betreffende personenbezogene Daten für eigene Zwecke zu verwenden.

Wir können die Ergebnisse unseres Diversitäts- und Inklusionsmonitorings in anonymisierter Form weiterzugeben.

Diese Empfänger sind teilweise im Inland, können aber irgendwo auf der Erde sein. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer Daten in alle Länder rechnen, in denen die OJ-Gruppe durch Gruppengesellschaften, Zweigniederlassungen oder sonstige Büros vertreten ist sowie in andere Länder Europas und den USA, wo sich die von uns benutzten Dienstleister befinden. Wenn wir Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln, sorgen wir wie gesetzlich vorgesehen mittels Einsatz von entsprechenden Verträgen (namentlich auf Basis der sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, oder sog. Binding Corporate Rules für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf die gesetzlichen Ausnahmentatbestände der Einwilligung, der Vertragsabwicklung, der Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen, überwiegender öffentlicher Interessen, oder der veröffentlichten Personendaten. Nähere Informationen zu diesen Schutzmaßnahmen erhalten Sie auf Anforderung unter der E-Mail-Adresse Switzerland.DPO@oliverjames.com

Speicherung personenbezogener Daten

​Kandidaten betreffende Daten werden in unserer zentralen Datenbank gespeichert, die sich auf sicheren Servern innerhalb des EWR befindet. Auf die in unserer Datenbank enthaltenen Informationen können die Unternehmen unserer OJ Gruppe weltweit zugreifen.

Um ein angemessenes Schutzniveau für Kandidaten betreffende personenbezogene Daten sicherzustellen, haben wir den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Verträge mit den außerhalb des EWR ansässigen Datenempfängern abgeschlossen, um zu gewährleisten, dass diese Kandidaten betreffende personenbezogene Daten in einer Weise behandeln, die dem Europäischen und schweizerischen Datenschutzrecht entspricht.

Nähere Informationen zu diesen Schutzmaßnahmen erhalten Sie auf Anforderung unter der E-Mail-Adresse Switzerland.DPO@oliverjames.com

Datensicherheit

​Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Kandidaten betreffende Daten vor unbeabsichtigtem Verlust sowie vor unrechtmäßiger Verwendung oder unrechtmäßigem Zugriff und vor Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Wir haben Verfahren für den Umgang mit vermuteten Verletzungen der Datensicherheit eingeführt und benachrichtigen in einem solchen Verdachtsfall die Kandidaten und die zuständige Aufsichtsbehörde, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Dauer der Verwendung von Kandidaten betreffende personenbezogene Daten?

​Wir speichern Kandidaten betreffende personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst für die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, zum Beispiel für die Dauer der Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung von gesetzlichen, Buchführungs- oder Meldepflichten.

Danach werden sie anonymisiert und archiviert oder gelöscht.

Bestimmte archivierte Daten speichern wir möglicherweise bis zu 10 Jahre lang, um gesetzlichen, Buchführungs- oder Meldepflichten (oder im Land des Kandidaten geltenden entsprechenden Pflichten, zuzüglich eines weiteren Jahres) zu entsprechen. Die Speicherdauer personenbezogener Daten richtet sich nach den uns obliegenden gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten und branchenüblichen Standards. Diese Aufbewahrungsfristen für Daten können aufgrund von Änderungen der entsprechenden Gesetze und Vorschriften geändert werden, ohne dass es einer weiteren Ankündigung bedarf.

Wenn Sie Fragen zur Dauer der Speicherung Sie betreffender personenbezogener Daten haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an Switzerland.DPO@oliverjames.com

Rechte von Kandidaten im Hinblick auf die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten

​Es ist wichtig, dass die uns zur Verfügung stehenden personenbezogenen Daten über Kandidaten korrekt und aktuell sind. Sie werden daher gebeten, uns über während unserer Geschäftsbeziehung eintretende Änderungen in Ihren personenbezogenen Daten auf dem Laufenden zu halten.

Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

  • Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, was wir mit den Sie betreffenden personenbezogenen Daten tun. In der vorliegenden Datenschutzerklärung wird erläutert, wie wir sie verwenden. Wenn sich daran, was wir mit den Daten tun, etwas ändert, ergeht eine aktualisierte Fassung der vorliegenden Datenschutzerklärung an Sie.

  • Sie haben das Recht, der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen.

  • Sie haben das Recht auf Auskunft hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (allgemein bezeichnet als „Auskunftsverlangen von betroffenen Personen“). Dadurch sind Sie berechtigt, die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten in Kopie zu erhalten und zu prüfen, ob diese von uns rechtmäßig verarbeitet werden.

  • Sie haben das Recht, von uns die Aktualisierung personenbezogener Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Löschung von Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen. Wenn Sie uns bitten, die Sie betreffenden Daten zu löschen, sind wir nicht in der Lage, Ihnen gegenüber unsere Leistungen zu erbringen.

  • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, wenn wir uns bei der Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse berufen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verwendung Sie betreffender personenbezogener Daten für eine bestimmte Zeit zu verlangen. Wenn Sie uns bitten, die Verwendung der Sie betreffenden Daten einzuschränken, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, Ihnen gegenüber unsere Leistungen zu erbringen.

  • Sie haben das Recht, von uns die Übermittlung von Informationen, die Sie uns bereitgestellt haben, in maschinenlesbarer Form an ein anderes Unternehmen zu verlangen.

  • Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an Switzerland.DPO@oliverjames.com oder telefonisch an +441616940963.

Bestimmte Informationen müssen wir von Ihnen vielleicht anfordern, um Ihre Identität überprüfen und Ihr Recht auf Auskunft über die Informationen sicherstellen zu können (oder damit Sie Ihre sonstigen Rechte ausüben können).

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

​Wir behalten uns vor, die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern und werden die aktualisierte Version auf unserer Website veröffentlichen.

Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle von erheblichen Änderungen über die Aktualisierung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.

Rest of World transparency notice for candidates

Oliver James (“we” "our" or “us”) is the trading name of Oliver James Associates Limited, company number 04447784 and registered office at No 1 Spinningfields, Hardman Square, Manchester, M3 3EB.

What is the purpose of this document? 

This notice explains what personal data / personal information we hold about you, how we collect it, and how we use and may share information about you during our relationship with you and after it ends. Further details about Oliver James, and the companies within Oliver James, are available on our website. If you have any questions about this notice, please contact: GDPR@oliverjames.com.

We will comply with data protection principles when gathering and using personal information. It is therefore important that you read this notice together with any other privacy notice we may provide on specific occasions when we are collecting or processing personal information.

Information you provide to us may also used by our affiliated entities and group companies, and so, in this notice, references to ‘we’, ‘our’ or ‘us’ includes all Oliver James group companies.

This notice applies to all Candidates. For the purposes of this notice, Candidates includes: contractors and permanent role candidates, including fixed and full-time contractors and candidates working directly via an agency or through an umbrella company; as well as people who have supplied a speculative CV to Oliver James not in relation to a specific job. Candidates also includes individual contractors, freelance workers and employees of suppliers or other third parties put forward for roles with clients (Clients) as part of a managed service provider programme or recruitment processing outsourcing service offering or otherwise will be treated as candidates for the purposes of this Transparency Notice.

Whilst the reference to Clients in this Transparency Notice is, in itself self-explanatory, this category covers our customers, clients (which includes managed service providers and recruitment processing outsourcing companies) and others to whom Oliver James provides services in the course of its business.

What personal information may we collect?

Personal data means any information relating to an identified of identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly. It does not include data where the identity has been removed (anonymous data).

For Candidates we may collect, store and use the following categories of personal information about you:

  • your name, title, addresses, telephone numbers, and personal email addresses;

  • age/date of birth;

  • gender information;

  • next of kin and emergency contact information;

  • social security number/national insurance (or equivalent in your country) and any other tax-related information;

  • your salary, annual leave, pension and benefits information;

  • your right to work documentation (for example a passport number, driving licence or Immigration Status Document as set out in the Home Office's right to work checklist, which can be found here (or equivalent in your country):

  • your references and other information included in a CV or cover letter or as part of the application process (including psychometric test scoring and results);

  • your work history and employment records (including job titles, working hours, training records and professional memberships);

  • financial information (where we need to carry out financial background checks);

  • information on your interests and needs regarding future employment, both collected directly and inferred, for example from jobs viewed or articles read on our website;

  • IP address;

  • photographs;

  • feedback from Clients on your performance;

  • extra information that you choose to tell us;

  • extra information that your referees choose to tell us about you; and

  • extra information that our Clients may tell us about you, or that we find from other third-party sources such as job sites.

We may process special categories of personal information in the following limited circumstances:

  • Health information, including information relating to any disability, to comply with our legal obligation to make reasonable adjustments to our services, for example, if we need to make special arrangements for interview.

  • Information about you relating to criminal convictions where required by law or where this is a condition of contract imposed by a Client for the position you have applied for. We will contact you prior to carrying out such checks. If there is no legal obligation to undertake these checks we only do so with your consent.

  • Otherwise we will only process special category information with your consent.

Particularly sensitive personal information

We process special categories of personal information in the following circumstances:

  • We process health information, including information relating to any disability, to comply with our legal obligation to make reasonable adjustments to our services, for example, if we need to make special arrangements for interview.

  • We process information about your race or national or ethnic origin, religious, philosophical or moral beliefs, or your sexual life or sexual orientation, to comply with our legal obligations to ensure meaningful equal opportunity monitoring and reporting.  We make every effort to anonymise such information.

  • We process information about you relating to criminal convictions for the purpose of carrying out a DBS check.  We only do this where required by law or where this is a condition of contract imposed by a Client for the position you have applied for.  We will contact you prior to carrying out such checks.  If there is no legal obligation to undertake these checks we only do so with your consent.

  • If you voluntarily provide us with special category information we may share this with our Client.  Our lawful basis for processing in this case is that you have voluntarily made the information public.

  • Less commonly, we may process special category information where it is needed to protect your vital interests (or someone else's interests) and you are not capable of giving your consent, or where it is in the substantial public interest. 

  • Otherwise we will only process special category information with your consent.

How could we collect your personal information? 

We may collect personal information from you directly when you register with us or contact us about our services or when we make contact with you. This may be by telephone or email.

We may collect information throughout the application and recruitment process, either directly from you or from a recruitment agency, background check provider, job boards or third-party referrals.

We will sometimes collect additional information from third parties including former employers, credit reference agencies or other background check agencies.

We may collect information from publicly available sources including social media sites such as LinkedIn.

We may collect feedback from our Clients on your performance during the course of your engagement.

For what purpose may we use your personal information?

We may use your personal information to perform our services for you or to perform a contract, or to take steps prior to entering into a contract, with you. To do this, we may process your personal information in the following situations:

  • to provide our services to you. Our services consist of locating work for persons registered on our database of Candidates and introducing such Candidates to our Clients; and

  • to contact you (including by email) about jobs that we think you may be interested in and to keep in touch with you; and

  • to manage our relationship with you.

We may also use your personal information to:

  • check you are legally entitled to work in the country where you are assigned or employed;

  • ascertain your fitness to work;

  • carry out pre-employment screening checks;

  • verify information about you which we may do using publicly available sources;

  • (if applicable) monitor your use of our information and communication systems to ensure compliance with our IT policies;

  • ensure network and information security, including preventing unauthorised access to our computer and electronic communications systems and preventing malicious software distribution; and

  • conducting data analytics studies to review and better understand employee retention and attrition rates.

What are the bases for us to use your personal information?

We will only use your personal information when the law allows us to do so. Most commonly, we will use your personal information in the following circumstances:

  • where we need to perform the contract, we have entered into with you;

  • where we need to comply with a legal obligation;

  • where it is necessary for our legitimate interests to ensure the smooth running of our business as a recruitment agency as long as our activities do not disproportionately intrude your privacy; or

  • where you have provided your consent for us to use your information.

If you fail to provide personal information

If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform our services or the contract we have entered into with you (such as introducing you to our Clients or providing you a benefit).

Change of purpose

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent, where this is required or permitted by law.

Automated Decision-Making 

Although at present all our recruitment activities involve human-decision making during the process, we may in the future use fully automated technologies such as expert systems or machine learning to complete a Candidate selection process from end-to-end, where appropriate and in accordance with any local laws and requirements. We may use automated processes to review the personal information you have provided to us, to supplement the information available to our consultants.

Where required, we will seek your consent to carry out some or all of these activities. If you do not provide consent to profiling, this is likely to decrease the likelihood of us successfully finding you a new job.

Profiling

We will use an automated process to evaluate your personal information against positions that are available and consider whether you would be suitable for a position.

We will notify you of our search results and seek your consent to put forward your CV for positions that are of interest to you.

Who may we going to share your personal data with and for what purpose will they use your personal information?

We may share your personal information with the following third parties and they might process personal information about you for their own purpose:

  • potential Clients to find you a suitable position;

  • the Client that we place you with to manage our relationship and to make payment of invoices;

  • other recruitment agencies and intermediaries, including your service company (if applicable) to place you for a position and for the management of our relationship;

  • individuals and organisations who hold information related to your reference or application to work with us, such as current, past or prospective employers, educators and examining bodies and employment and recruitment agencies;

  • third parties who we have retained to provide services to us, including KYC services (such as reference, qualification and, if applicable, criminal convictions checks), IT support, mailing services, payroll, website hosting, other third-party service providers who perform services on our behalf (including external technical consultants, business associates and professional advisers such as lawyers, auditors and accountants); and

  • tax, audit, or other authorities, when we believe in good faith that the law or other regulation requires us to share this data (for example, because of a request by a tax authority or in connection with any anticipated litigation).

We may share candidate details such as your name, salary and CV within the OJ group, including our international offices, for the purpose of placing you via another group company. All offices within the OJ group have access to our centralised system for placing candidates globally.

All of our third-party service providers and other entities in the OJ group are required to take appropriate security measures to protect your personal information in line with our policies. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes.

We may share the results of our diversity and inclusion monitoring on an anonymised basis.

Where will we store your personal information?

We will store your information on our central database which is held on secure servers. Information on our database may be accessed by our group companies from local offices within the EEA (London, Dublin, Manchester, Amsterdam, Frankfurt, Milan and Brussels) and our offices located outside the EEA United States, Hong Kong and Singapore.

If you require further information about where and how we store your information, and the protective measures we have in place, you can request it from GDPR@oliverjames.com.

Data Security

We have put in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.

How long will we use your personal information for?

We will only keep your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

We will retain your personal information for a number of purposes, as necessary to allow us to carry out our business. Your information will be kept for up to 3 years from the last point of contact on our main systems after which time it will be anonymised, archived or deleted.

Some of the archived information may be retained for up to 7 years for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements (or equivalent in your country such statutory requirement, plus 1 year). Any retention of personal data will be done in compliance with legal or regulatory obligations and with industry standards. These data retention periods are subject to change without further notice as a result of changes to associated law or regulations.

If you have any questions in relation to the retention of your personal data, please contact GDPR@oliverjames.com

Your rights in relation to our processing of your personal data

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please keep us informed if any of your personal information changes during your relationship with us.

You may exercise rights you enjoy under applicable data protection laws. These may include:

  • The right to be informed about what we are doing with your personal data. This notice sets out how we use it. If we change what we are doing we will provide you with an updated version of this notice.

  • The right to request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”). If you have this right, this enables you to receive a copy of the personal information we hold about you and to check that we are lawfully processing it.

  • The right to request us to update the personal information we hold about you.

  • The right to request us to delete the information we hold about you. If you ask us to delete your personal information we will not be able to provide our services to you.

​If you want to exercise your rights please contact GDPR@oliverjames.com or 0161 6940969. We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the information (or to exercise any of your other rights).

Where you believe that we have not complied with our obligations under this Transparency Notice, or the applicable law, you may have the right to make a complaint to a Data Protection Authority or through the courts. Although not required, we would encourage you to let us know about any privacy-related complaint you might have by contacting GDPR@oliverjames.com.

Changes to this transparency notice 

This transparency notice may be updated from time to time and we will post the updated version onto our website.

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